MA・SFAとの連携：記録と引き渡しのルールをつくる｜インサイドセールス入門 第6回

リードの「状態」を決める

インサイドセールスが扱うリードは、毎日たくさん増え、状態も変わっていきます。一人ひとりが今どの状態にあるのかを、決まった選択肢で記録しておくと、優先順位づけ（第2回）やKPIの集計（第5回）が自動でできるようになります。この選択肢を リードステータス と呼びます。

ステータスを決めるときのポイントは3つです。

• 数を絞る：選択肢が多すぎると、担当者によって選び方がばらつきます。5〜7個程度が使いやすい目安です。
• 「対応中」に期限をつける：連絡がつかないまま「対応中」が何か月も続くと、リストが膨らむばかりです。「5回連絡してつながらなければ育成中に移す」のように、移す条件を決めておきます。
• 「育成中」「対象外」には理由をつける：なぜ今ではないのか、なぜ対象外なのかを、決まった選択肢で記録します。この理由が、掘り起こしやマーケティングの改善の材料になります。

理由を選択肢で記録する

理由を自由に文章で書いてもらうと、「時期尚早」「まだ先」「今期は無理」のように同じ意味の言葉がばらばらになり、集計できません。代わりに、よくある理由を選択肢にしておきます。

「ほかのサービスと契約中」を選んだときは、分かれば更新の時期も記録しておくと、第7回で扱う掘り起こしのタイミングがつかめます。

引き渡しと「結果を戻す」ルール

インサイドセールスの記録で最も大切な場面が、営業への引き渡しです。ここでのルールがあいまいだと、渡した商談に営業がなかなか連絡しない、連絡したかどうかが分からない、商談の結果がインサイドセールスに戻ってこない、といった問題が起きます。

引き渡しの流れは、次の5つのステップで決めておくと抜けが減ります。

1. インサイドセールスがSFAに商談を作る：第4回の引き渡しメモの項目を入力し、担当の営業を指定します。
2. 営業に通知する：SFAの通知機能やチャットで、商談が渡ったことを知らせます。
3. 営業が期限内に連絡する：「受け取ってから2営業日以内に、商談の日程を確定する」のように期限を決めます。日程がすでに決まっている場合は、商談の前日までに引き渡しメモを読むことを約束します。
4. 営業が結果を記録する：商談の後、「受注に向けて進める」「今回は見送り（理由）」「商談として不適切（理由）」などを、決まった選択肢で記録します。
5. 結果をインサイドセールスとマーケティングに戻す：月1回の振り返りで、渡した商談がどうなったかを一緒に見ます。「商談として不適切」が多ければ、第4回の基準を見直します。

この中で抜けやすいのが、4と5の 結果を戻す 部分です。インサイドセールスは、渡した商談がどうなったかを知らなければ、自分の見極めが正しかったかを確かめられません。第5回で学んだ「質のKPI」も、この記録がなければ測れません。

よくある誤解：「SFAには詳しく長く書くほどよい」

記録が大切だからといって、毎回長い文章で報告を書くと、担当者の負担が増え、そのうち書かれなくなります。SFAの記録は、選択肢で選べるものは選択肢にし、文章で書くのは相手にしか分からない中身（課題・望む状態など）だけ にするのが続けるコツです。1件の記録にかかる時間が1〜2分で済むように、入力欄を見直しましょう。

通話の録音を自動で文字にしたり、要点をまとめて入力したりする機能を持つツールも増えています。営業の記録の手間を減らすツールは、営業AIツールおすすめ比較で整理しています。

立ち上げ期は、表計算ソフトから始めてもよい

ここまで読むと、「まずSFAやMAを入れないと始められない」と感じるかもしれません。しかし、担当者が1〜2人の立ち上げ期であれば、表計算ソフトの共有シートから始めても問題はありません。大切なのはツールそのものより、この回で学んだ決めごと、つまりステータスの選択肢、理由の選択肢、引き渡しの期限、結果を戻す約束が守られていることです。

表計算ソフトで始める場合は、次の点に気をつけると、後でSFAに移すときも楽になります。

• 1行に1人（1件）とし、列の名前を第2回の「会社・人・経緯・状態」の項目にそろえる
• ステータスや理由は入力規則（プルダウン）にして、自由に書けないようにする
• 連絡するたびに行を増やすのではなく、「最後に連絡した日」「結果」を更新し、詳しい履歴は別のシートに書く
• 個人情報を含むので、共有する範囲と編集できる人を絞る

担当者が増えて、同じ相手に二重に連絡してしまう、誰がいつ何を話したかが追えない、といった問題が出てきたら、SFAに移すタイミングです。決めごとがすでにあれば、SFAの設定はその決めごとを入力欄に移すだけで済みます。

実務ではこう使う：MAとSFAをつなぐ前に決めること

MAとSFAの連携機能を使うと、MAで点数が一定以上になったリードを自動でSFAに渡したり、SFAで商談になったことをMAに戻して配信を止めたりできます。ただし、連携の設定をする前に、次のことを決めておかないと、データが混乱するだけで終わります。

特に3つ目の「渡す条件」は大切です。MAの点数はあくまで行動からの推測なので、インサイドセールスが実際に話して確かめる前に営業へ直接渡すと、第4回で学んだ基準を飛ばすことになります。MAの点数は インサイドセールスが連絡する優先順位 として使い、商談として渡すかどうかは会話で判断する、と役割を分けておきましょう。点数の付け方はMAとナーチャリング 第2回で扱っています。

ツールを比べたい場合は、SFAおすすめ比較、CRMツールおすすめ比較、BtoB向けMAツールおすすめ比較を、他社がどう定着させたかはSFAの成功事例やCRMの成功事例を参考にしてください。

この回のまとめ

• インサイドセールスは、MA（行動）とSFA（活動・商談）の両方を使う。情報ごとに「正」を決める
• リードステータスは5〜7個程度に絞り、「対応中」に期限、「育成中」「対象外」に理由の選択肢をつける
• 引き渡しは「作る→知らせる→期限内に連絡→結果を記録→結果を戻す」の5ステップで決める
• 記録は選択肢を中心にし、文章は相手にしか分からない中身だけにして負担を減らす
• MAとSFAの連携の前に、正・重複・渡す条件・戻す情報・項目の言葉をそろえる。MAの点数は連絡の優先順位に使う

確認テスト

次回予告

第7回は「ナーチャリングと掘り起こし」です。「今ではない」と言われた相手や、育成中のリードを、どうすれば将来の商談に変えられるのか。掘り起こしのきっかけの見つけ方と、MAとの役割分担を学びます。

参考資料

• 関連する講座：MAとナーチャリング 第1回「MAとは何か」、同 第2回「リードの管理とスコアリング」、同 第5回「営業への引き渡しと効果測定」（2026年11月時点の公開内容）
• 本文中のステータスや理由の選択肢は、考え方を示すための例です。実際の項目は、自社の商材と使っているツールに合わせて決めてください。