メッセージの設計：電話・メール・フォームで「話を聞く理由」を届ける｜インサイドセールス入門 第3回

電話のトークは5つのブロックで組み立てる

電話のトークは、一字一句を決めた台本として作るより、順番と目的が決まったブロックの組み合わせ として作るほうが使いやすくなります。次の5つのブロックが基本です。

1. 名乗りと目的：会社名・名前に続けて、連絡した理由を一言で伝えます。「〇〇社の△△です。先日、勤怠管理の比較資料をダウンロードいただいたので、お役に立てることがないかと思いご連絡しました」
2. 話してよいかの確認：「2〜3分だけお時間よろしいでしょうか」と、相手に選ぶ余地を渡します。忙しいと言われたら、無理に続けず、かけ直す時間を聞きます。
3. 相手の状況を聞く質問：「資料をご覧になったのは、どんなきっかけがあったのでしょうか」など、相手が答えやすい質問から始めます。ここで聞いた内容が、次の提案や商談化の判断の材料になります（質問の組み立ては第4回で詳しく扱います）。
4. 相手にとっての得を伝える：聞いた状況に合わせて、「同じように拠点が3つある会社では、集計の手間がこう変わりました」と、具体的な情報を一つだけ伝えます。
5. 次の一歩を決める：商談の日程、資料の送付、次に連絡する日など、会話の終わりに必ず「次に何をするか」を決めます。

この中で特に大切なのが、3と5です。インサイドセールスの電話は、説明をする場ではなく、相手の状況を知り、次の一歩を決める場 です。話している時間の多くを相手に話してもらうくらいの気持ちで組み立てましょう。

受付への伝え方

代表電話にかけると、多くの場合はまず受付の方が出ます。ここで担当者の名前が分かっていれば「人事部の〇〇様はいらっしゃいますか。先日いただいた資料請求の件でご連絡しました」と、用件を簡潔に正直に伝えます。担当者が分からない場合は「勤怠の集計についてご案内したく、ご担当の部署につないでいただけますか」と、どの部署の、何の話かを伝えます。

用件をぼかしたり、知り合いのふりをしたりして取り次いでもらおうとするやり方は、つながったとしても相手の信頼を失います。断られた場合は、担当部署の名前や、メールでの連絡先を教えてもらえないかを聞き、別の手段に切り替えましょう。

メールとフォームの文面：1通に1つのお願い

電話がつながらない相手や、電話よりメールを好む相手には、メールで連絡します。インサイドセールスのメールは、メールマガジンのような一斉配信とは違い、一人ひとりに宛てた短い手紙 として書きます。

よくある失敗は、1通のメールに伝えたいことを詰め込みすぎることです。会社紹介、商品の特長、料金、導入事例、セミナーの案内をすべて書くと、相手は何をすればよいのか分からなくなります。1通のメールのお願いは1つ に絞り、返事のしやすい形で書きましょう。

フォームから連絡するときの注意

BDR（新規開拓型）では、相手企業のWebサイトにある問い合わせフォームから連絡する方法もあります。ただし、問い合わせフォームは本来、相手企業が顧客からの問い合わせを受けるための窓口です。フォームのページに「営業目的のご連絡はご遠慮ください」といった記載がある場合は、送らないのが礼儀です。こうした記載を自動で見分ける機能を持つツールもあります。ツールを比べたい場合はフォーム営業ツールおすすめ比較を参考にしてください。

チャネルは組み合わせて使う

電話、メール、フォーム、手紙、SNSなど、連絡の手段にはそれぞれ得意なことがあります。1つの手段だけで何度も連絡するより、組み合わせたほうが相手に届きやすくなります。たとえば「1日目に電話、つながらなければその日のうちにメールで同じ用件を送る、3日後にもう一度電話する」のように、手段と間隔を決めた一連の流れ にしておくと、担当者ごとのばらつきも減ります。

断られたときにどう向き合うか

インサイドセールスの連絡の多くは、その場では断られます。大切なのは、断られることを失敗と考えずに、断られた理由を聞き、次につなげる情報にする ことです。よくある断り文句と、向き合い方の例を挙げます。

ここで注意したいのは、断られた相手を何度も説得しようとしないことです。返し方の目的は、相手の考えを変えることではなく、相手の状況を理解して、次の連絡の材料を残すこと です。はっきり不要だと言われた場合は、丁寧にお礼を伝えて終えましょう。そのときに聞けた「今は〇〇を使っている」「来年の春に見直す予定」といった情報は、第7回で扱う掘り起こしの大切な手がかりになります。

よくある誤解：「台本どおりに話せば成果が出る」

トークの台本は、新しい担当者がすぐに動けるようにするための大切な道具です。ただし、台本を一字一句読み上げると、相手の返事に合わせた会話ができず、かえって機械的な印象を与えます。台本は「何を、どの順番で伝え、何を聞くか」の骨組みとして使い、言い回しは相手に合わせて変えてよい、と決めておくのがおすすめです。

この記事の監修者に相談できます

監修者の田中磨生が代表を務める株式会社Abinで、ご相談をお受けしています。

相談無料ツギノテ編集部に相談する→

SDRとBDRで、メッセージはどう変わるか

第1回で学んだ2つの型によって、メッセージの組み立て方も少し変わります。

反響型（SDR）では、相手がすでに資料をダウンロードしたり、問い合わせをしたりしています。「なぜあなたに、なぜ今」は最初からはっきりしているので、メッセージの中心は 相手の行動の背景を聞くこと になります。「どんなきっかけで資料をご覧になったのですか」という一つの質問から、課題や検討の段階が見えてきます。

新規開拓型（BDR）では、相手は自社のことを知りません。そのため、相手の会社について調べたことを一言入れる ことが大切になります。「新しく〇〇工場を立ち上げられたと拝見しました」「採用ページで、人事の方を増やしていると拝見しました」など、相手の会社の具体的な動きに触れると、一斉に送られた売り込みではないことが伝わります。調べる手間はかかりますが、第2回で学んだ「最重要」の段階の会社には、この手間をかける価値があります。

どちらの型でも共通するのは、自社が言いたいことより、相手が聞きたいことから始める という点です。

実務ではこう使う：トークとメールを「改善できる形」で持つ

メッセージは一度作って終わりではなく、結果を見て直し続けるものです。そのために、次の3つを決めておくと改善が回りやすくなります。

1. 型を共有する：電話の5つのブロック、メールの構成、断り文句への返し方を、チームの共通の文書にまとめます。担当者がそれぞれ自己流で話していると、何が効いたのかが分かりません。
2. 違いを1つずつ試す：「冒頭で資料名を言うか言わないか」「メールの件名に会社名を入れるか」など、変える部分を1つに絞って、一定の期間だけ試します。複数を同時に変えると、どれが効いたか分からなくなります。
3. 会話の中身を記録する：断られた理由や、相手が関心を示した話題をSFAなどに記録します。この記録が、次のトークの改善や、マーケティングのコンテンツづくりの材料になります（記録の決め方は第6回で扱います）。

通話を録音して振り返ったり、商談の内容を文字に起こして分析したりするツールもあります。営業の会話の改善にAIを使う方法は、営業AIツールおすすめ比較で整理しています。

この回のまとめ

• 相手が知りたいのは「なぜ自分に、なぜ今、聞く価値はあるのか」。商品説明から入らない
• 電話は「名乗りと目的→確認→質問→得→次の一歩」の5ブロックで組み立て、相手に多く話してもらう
• メールは一人ひとりへの短い手紙として書き、お願いは1つに絞る。表示の決まりも守る
• 問い合わせフォームに営業お断りの記載があれば送らない。手段は組み合わせて流れにする
• 断り文句は説得する対象ではなく、相手の状況を知り、次につなげる情報にする

確認テスト

次回予告

第4回は「ヒアリングと商談化の基準」です。電話やメールで話せた相手に、何をどの順番で聞けばよいのか。BANTの考え方と、営業に「渡してよい商談」の基準の決め方を学びます。

参考資料

• 総務省「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」（国民のためのサイバーセキュリティサイト） https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/cybersecurity/kokumin/basic/legal/08/ （確認日：2026年11月12日）