ツール導入の進め方：SaaS・ノーコード・RPA・生成AIの選び方と小さな始め方｜中小企業のDXの進め方 第3回

種類ごとの「向いている・向いていない」

それぞれの道具には、得意なことと同じくらい、苦手なこともあります。ここを知っておくと、ツール選びで大きく外さなくなります。

SaaS

• 向いている：会計・給与・勤怠・経費精算・電子契約・販売管理など、法律や商習慣でやり方がある程度決まっている業務。
• 向いていない：自社独自の手順に細かく合わせたい業務。SaaSの多くは「設定」で調整できますが、根本的な仕組みは変えられません。
• 注意点：月額料金は小さく見えても、利用人数や年数を掛けると大きくなります。また、契約をやめたときにデータを取り出せるかも確認が必要です。

ノーコード・ローコード

• 向いている：Excelで管理している台帳や、紙の申請・報告の流れを、スマホでも使える仕組みに置き換えること。
• 向いていない：大量のデータを高速で処理する仕組み、複雑な計算や、外部に公開する大規模なサービス。
• 注意点：作った人しか直せない「新しい属人化」が起きやすい。作り方のルールや、作った仕組みの一覧を残しておくことが大切です。

RPA

• 向いている：毎日・毎週、同じ手順で繰り返す、ルールが決まった画面操作。
• 向いていない：判断が必要な作業、手順がよく変わる作業、画面のデザインがよく変わるWebサイトの操作。
• 注意点：相手のソフトの画面が変わると、ロボットが止まります。誰が見張り、止まったら誰が直すかを決めておかないと、「止まったロボット」が放置されがちです。

生成AI

• 向いている：文章の下書き、要約、言い換え、アイデア出し、調べものの入り口。
• 向いていない：正確さが絶対に必要な計算や事実確認を、人の確認なしに任せること。生成AIは、もっともらしい誤り（ハルシネーション）を含むことがあります。
• 注意点：社外秘の情報や個人情報を入力してよいか、会社としてルールを決める必要があります。生成AIの業務での使い方は、ビジネスで使う生成AI入門で詳しく扱っています。

ツールを選ぶ5つの観点

候補のツールが2〜3個に絞れたら、次の5つの観点で比べます。

④総費用の計算例

たとえば、1人あたり月額1,500円のツールを20人で3年使うと、

1,500円 × 20人 × 36か月 ＝ 108万円

になります。これに、初期設定や社内説明にかかる時間（人件費）が加わります。一方で、前回の棚卸しで「この業務に月20時間かかっている」と分かっていれば、削減できる時間と比べて投資の判断ができます。前回の一覧表が、ここで生きてくるのです。

③「つながる」はなぜ大事か

ツールを増やすほど、ツール同士の「つなぎ目」が増えます。第2回で見たとおり、業務の時間の多くはつなぎ目で失われます。新しいツールを入れたせいで、「ツールAの結果を、ツールBに手で写す」という転記が新しく生まれては本末転倒です。

候補のツールについて、次の3つを必ず確かめましょう。

• CSVなどでデータを出し入れできるか
• 今使っているソフトとの連携機能があるか
• 契約をやめたとき、データを持ち出せるか

小さく試す：2週間のお試し導入

候補が決まったら、いきなり全社に入れるのではなく、小さく試します。多くのSaaSやノーコードツールには無料のお試し期間があるので、それを活用します。

2週間のお試しの手順

1. 成功の基準を先に決める：「受注の入力時間が1件3分から1分以下になる」「入力ミスが0件になる」など、数字で決めます。前回の一覧表の数字が基準になります。
2. 試す範囲を絞る：1つの部署、2〜3人、1つの業務に限定します。
3. 今のやり方と並行して動かす：最初の1週間は、念のため今のやり方も残します。
4. 毎日5分の振り返り：使ってみて困ったこと、良かったことを短く記録します。
5. 2週間後に判断する：基準を満たしたら広げる、満たさなければ原因を見て「設定を変える」「別のツールを試す」「やめる」を選びます。

「やめる」も立派な判断です。合わないツールを無理に使い続けるより、早くやめて次を試すほうが、結果的に早く前に進めます。

生成AIを業務に入れるときのルールづくり

生成AIは、無料ですぐ試せるぶん、会社のルールがないまま個人が使い始めることがよくあります。少なくとも次の3点は、試す前に決めておきましょう。

• 入力してよい情報：社外秘の情報、お客様の個人情報、取引先の情報を入力してよいか。入力した内容がAIの学習に使われない設定や、法人向けのサービスを選ぶかどうか。
• 使ってよい用途：下書き・要約・アイデア出しはOK、契約書の最終判断や数字の確定は人が行う、など。
• 確認の責任：AIが作った文章を社外に出す前に、誰が事実を確認するか。

経済産業省と総務省は、AIを開発・提供・利用する事業者向けに「AI事業者ガイドライン」（第1.0版は2024年4月）をまとめています。社内ルールを作るときの参考になります。法人向けの生成AIツールの違いは、法人向け生成AIツールおすすめ比較で比べられます。

実務ではこう使う：課題別の「最初の候補」

前回の棚卸しで見つかりやすい課題と、最初に検討する道具の組み合わせをまとめます。

実際にこれらの道具でどう変わったのかは、RPAの成功事例やノーコード開発の成功事例で、ほかの会社の取り組みを読むことができます。

この回のまとめ

• デジタル化の道具は、SaaS・ノーコード・RPA・生成AI・個別開発の5種類。得意なことがまったく違う。
• 検討の順番は「SaaS→ノーコード→RPA→生成AI→個別開発」。上ほど早く・安く・やり直しやすい。
• 選ぶときは「課題・現場の使いやすさ・つながり・総費用・続けやすさ」の5つの観点で比べる。総費用は人数と年数を掛けて計算する。
• 導入は、成功の基準を数字で決めて、2週間ほど小さく試す。合わなければ「やめる」も立派な判断。
• 生成AIは、入力してよい情報・用途・確認の責任を先に決めてから試す。

ワーク：お試し計画を1枚にまとめる

前回選んだ「最初の1つ」の課題について、次の項目を埋めてください。

1. 解きたい課題（一覧表の業務名と困りごと）
2. 今の数字（時間・件数・ミスの回数）
3. 候補の道具の種類と、具体的なツール名を2〜3個
4. 5つの観点での比較（◎○△で簡単に）
5. 成功の基準（数字で）
6. 試す人・範囲・期間（2週間）

この1枚があれば、社内で相談するときも、外部の会社に相談するときも、話が早く進みます。

確認テスト

次回予告

第4回は「人と組織」です。DXを進める人を社内でどう決めるか、国のデジタルスキル標準の考え方、そして現場が「使いたくなる」進め方を解説します。ツールが入っても使われない、という悩みの多くは、ここで解けます。

参考資料

• 経済産業省・総務省「AI事業者ガイドライン（第1.0版）」（2024年4月）