現状の見える化：業務を棚卸しして、課題の優先順位をつける｜中小企業のDXの進め方 第2回

KOUZA中小企業のDXの進め方

第2回／全6回

講師：田中 磨生（株式会社Abin 代表取締役）

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1. 第1回DXとは何か：IT化・デジタル化との違いと、中小企業がいま取り組む理由
2. 第2回現状の見える化：業務を棚卸しして、課題の優先順位をつける
3. 第3回ツール導入の進め方：SaaS・ノーコード・RPA・生成AIの選び方と小さな始め方会員
4. 第4回人と組織：DX人材の考え方、リスキリング、現場を巻き込むコツ会員
5. 第5回補助金・支援制度の調べ方：一次情報のたどり方と、申請前に決めておくこと会員
6. 第6回効果測定と次の一手：KPIの決め方、振り返り、DXを続ける仕組み会員

この回で分かること：①DXの最初の一歩は「ツール探し」ではなく「業務の棚卸し」であること、②業務一覧表と業務フロー図で、時間・ミス・属人化を見える化する方法、③「効果×手軽さ」の2軸で課題の優先順位をつけ、最初に取り組む業務を1〜2個に絞る方法。

前回は、DXの意味と3つの段階（デジタイゼーション→デジタライゼーション→DX）を整理し、自社の業務ごとの「段階マップ」を作りました。今回は、そのマップをもう一段細かくして、「どの業務から手を付けるか」を決めていきます。

なぜ「ツール探し」から始めると失敗するのか

DXを任された人が最初にやりがちなのが、「よさそうなツールを探す」ことです。展示会に行き、比較サイトを見て、営業担当者の話を聞く。すると、どのツールも魅力的に見えてきます。

ところが、この順番には落とし穴があります。

• 解きたい課題があいまいなまま選ぶので、導入後に「で、何がよくなったの？」となる
• 今の業務の流れを知らないまま入れるので、現場の手順と合わず、結局Excelに戻る
• 効果を測る「元の数字」がないので、良くなったかどうかを判断できない

前回紹介したIPA「DX動向2025」で、日本企業の26.2%が成果を「わからない」と答えていたのを思い出してください。その背景のひとつが、この「元の数字がない」問題だと考えられます。

医者が薬を出す前に問診と検査をするのと同じで、DXもまず「今どうなっているか」を正確に知ることから始めます。これが業務の棚卸しです。

ステップ1：業務一覧表をつくる

棚卸しの基本の道具は、業務を一覧にした表です。ExcelでもGoogleスプレッドシートでも構いません。列は次のように設定します。

ポイントは3つあります。

1. 業務名は「動詞」で、細かめに書く。「受注業務」ではなく「FAXの注文書を入力する」「在庫を確認して電話で納期を回答する」のように分けます。細かく分けるほど、デジタルで置き換えられる部分が見つけやすくなります。
2. 時間は「だいたい」で構わない。正確さより、全体を早く埋めることが大切です。後から気になる業務だけ、1週間ほど実際に計ってみればよいでしょう。
3. 困りごとは現場の言葉で書く。「非効率」ではなく「同じことを2回書いている」「探すのに10分かかる」のように、具体的な言葉で残します。

現場から聞き出すコツ

一覧表は、管理者が机の上で作るとたいてい抜け漏れが出ます。実際に業務をしている人に、次のような質問で聞いてみましょう。

• 「昨日の朝出社してから帰るまで、何をしましたか？」（1日の流れを順番に）
• 「月末や月初だけにやる仕事はありますか？」（たまにある重い仕事を拾う）
• 「同じ内容を、2回以上どこかに書いていませんか？」（転記を見つける）
• 「誰かに聞かないと進まない仕事はどれですか？」（待ちと属人化を見つける）
• 「一番やめたい作業はどれですか？」（現場の本音を拾う）

最後の質問は特に大切です。現場が「やめたい」と思っている業務から改善すると、導入後に使ってもらいやすくなります（第4回で詳しく扱います）。

ステップ2：業務フロー図で「流れ」と「つなぎ目」を見る

一覧表は業務を「点」で見る道具です。もう一つ、業務を「線」で見る道具が業務フロー図です。

おすすめは、部署や人ごとに横の帯（レーン）を分けて描く「スイムレーン図」です。受注業務なら、次のような形になります。

紙やホワイトボードに付せんを貼って描くのが手軽です。描いてみると、次のような「つなぎ目の問題」が見えてきます。

• 転記：同じ情報を、紙→ソフト→Excelと何度も写している
• 待ち：倉庫の回答を待つ間、営業事務の仕事が止まる
• 探す：過去の注文書を探すのに、ファイルを何冊もめくる
• 確認の往復：内線や電話で何度も確認し合う

業務の時間の多くは、作業そのものよりも、このつなぎ目で失われています。デジタル化の効果が大きく出るのも、ここです。

よくある誤解：「全部の業務を描かないといけない」

業務フロー図は、すべての業務について描く必要はありません。一覧表で「月あたりの時間が長い」「困りごとが多い」とわかった業務から、3〜5本描けば十分です。完璧な図を作ることが目的ではなく、問題のありかを見つけることが目的です。

ステップ3：課題を「効果×手軽さ」で並べる

一覧表とフロー図ができると、改善したい課題がたくさん出てきます。ここで全部に手を付けようとすると、どれも中途半端になります。そこで、2つの軸で優先順位をつけます。

効果の測り方（縦軸）

次の3つを、それぞれ3段階（大・中・小）で評価します。

• 時間：月あたり何時間減らせそうか（一覧表の「月あたりの時間」が手がかり）
• ミス・リスク：誤出荷、請求漏れ、情報漏えいなど、起きたときの損害は大きいか
• 売上・お客様：お客様の待ち時間が減る、取りこぼしが減るなど、売上に響くか

手軽さの測り方（横軸）

こちらも3段階で評価します。

• 費用：無料〜月数千円で試せるか、数十万円以上かかるか
• 期間：数日〜2週間で試せるか、数か月かかるか
• 巻き込む人数：1部署で完結するか、取引先まで巻き込むか

4つの箱に分ける

最初に取り組むのは①の箱です。①で小さな成功を早く出すと、社内に「デジタル化すると楽になる」という実感が生まれ、②の本命に取り組むときの協力が得やすくなります。

②は、①と並行して計画を立て始めます。たとえば、販売管理システムの入れ替えや、取引先を巻き込んだ受発注のWeb化などがここに入りやすい課題です。

ケースで考える：従業員30名の部品メーカーの場合

ここで、架空の会社を例に、棚卸しから優先順位づけまでを通してみましょう（数字は説明のための例です）。

会社の概要：金属部品の製造、従業員30名。受注は8割がFAX、2割が電話。在庫と生産の予定は工場長のExcel。

一覧表とフロー図から、次の課題が見つかりました。

この会社が最初に取り組むのは、①の2つです。在庫表を共有クラウドに置けば、内線の往復はすぐに減らせます。FAX注文書は、まず主要な取引先数社にWebの注文フォームを使ってもらえないか相談し、残りはFAXの読み取り（OCR）を試します。

一方で、「工場長しか分からない生産予定」は効果は大きいものの、すぐには解けません。②の本命として、工場長の頭の中にあるルールを聞き取って書き出すところから、半年がかりで取り組む計画を立てます。

実務ではこう使う：国の「ものさし」も使ってみる

自社の状況を客観的に見たいときは、国が用意している自己診断の仕組みも役立ちます。

• DX推進指標（経済産業省、2019年7月公表）：経営者と現場が一緒に、DXの取り組み状況を成熟度レベルで自己診断するための指標です。診断結果をIPAに提出すると、他社と比べたベンチマークを受け取れます。
• 中堅・中小企業等向け「デジタルガバナンス・コード」実践の手引き（経済産業省、2.1版は2024年3月）：中堅・中小企業がDXを進めるときの考え方と、実際の企業の事例がまとめられています。

ただし、これらは「全体の成熟度」を見るものです。今回の棚卸しのような「どの業務から手を付けるか」の判断は、自社の現場の数字で行うのが基本です。

棚卸しや優先順位づけを外部の専門家と一緒に進めたい場合は、DXコンサルおすすめ比較で、業務分析から伴走してくれる会社を探せます。

見える化でつまずきやすいポイント

最後に、棚卸しでよくあるつまずきと、その対策をまとめます。

この回のまとめ

• DXの第一歩は、ツール探しではなく業務の棚卸し。今の数字がないと、効果も判断できない。
• 業務一覧表は「動詞で細かく」「時間はだいたい」「困りごとは現場の言葉で」。
• 業務フロー図で、転記・待ち・探す・確認の往復という「つなぎ目」の問題を見つける。
• 課題は「効果×手軽さ」の4つの箱に分け、最初は「早い勝ち」の箱から1〜2個に絞る。
• 効果は大きいが準備が大きい「本命」は、早い勝ちと並行して計画を立てる。

ワーク：自社の「最初の1つ」を決める

1. 自分の部署の業務を、動詞で10〜20個書き出す（一覧表の列は、まず「業務名・頻度・1回の時間・困りごと」だけでよい）
2. 月あたりの時間が長いもの、困りごとが多いものに印をつける
3. 印をつけた業務を「効果×手軽さ」の4つの箱に分ける
4. ①の箱から1つ選び、「いつまでに試すか」を書く

次回は、ここで選んだ課題に対して、どんなツールをどう選び、どう小さく試すかを考えます。

確認テスト

次回予告

第3回は「ツール導入の進め方」です。SaaS・ノーコード・RPA・生成AIのそれぞれが得意なことと苦手なこと、選ぶときの5つの観点、そして2週間で小さく試す方法を解説します。

参考資料

• 経済産業省「DX推進指標」（2019年7月）と、IPAによる自己診断結果の受付・ベンチマーク（確認日：2026年11月12日）
• 経済産業省「中堅・中小企業等向け『デジタルガバナンス・コード』実践の手引き」2.1版（2024年3月）
• 独立行政法人情報処理推進機構（IPA）「DX動向2025」プレスリリース（2025年6月26日。確認日：2026年11月12日）