定着させる運用：「入力されない」問題をどう解くか｜SFA・CRM活用の教科書 第5回

手間を減らす：入力を「ついで」にする

入力の手間は、少しずつ減らすだけでも効果があります。考え方は、入力を、別の作業のついでに済むようにすることです（図2）。

• 二重入力をやめる：SFAに入力したら、Excelの日報や週報は廃止する。会議資料もSFAの画面やレポートで代える。
• 項目を減らす：必須項目を、判断に使うものだけに絞る（第2回）。「入力されていない項目」を定期的に見直し、誰も使っていない項目は削る。
• スマートフォンから入れられるようにする：訪問先からの移動中に、選択肢を選ぶだけで済む形にしておく。多くのSFAには、スマートフォン向けのアプリがあります。
• メール・カレンダーと連携する：顧客とのメールや打ち合わせの予定を、自動で活動として記録する機能を使う（第7回で扱います）。
• 記録をAIに手伝わせる：オンライン会議の録音から議事録の下書きや要約を作る機能を持つ製品も増えています（2026年11月時点）。下書きを担当者が確認して直す形にすると、ゼロから書くより手間が大きく減ります。

よくある誤解：「入力項目を増やせば、もっと分析できる」

項目を増やすほど、入力の手間が増え、全体の入力率が下がります。入力率が下がると、どの項目も「入っているものと入っていないものが混ざった」状態になり、分析に使えなくなります。少ない項目が確実に入っているほうが、多い項目がまばらに入っているより、ずっと役に立ちます。

担当者に「得」をつくる

入力が続くのは、入力することで担当者自身の仕事が楽になる、または成果が上がるときです。次のような「得」を意識的につくります。

• 報告の手間が減る：SFAに入れておけば、会議で口頭説明や資料作りをしなくて済む。
• やることを忘れない：次にやることと期日を入れておけば、期日が近づくと知らせてくれる。
• 引き継ぎが楽になる：休暇や異動のとき、SFAを見てもらえば説明が少なくて済む。
• うまくいくやり方が分かる：受注した商談の流れを、チームの記録から学べる。

特に最初の「報告の手間が減る」は、マネージャーの使い方しだいで生まれるかどうかが決まります。

マネージャーの使い方が、定着を決める

定着でいちばん大きな影響を持つのは、マネージャー（上司）がSFA・CRMをどう使うかです（図3）。

定着しない職場では、マネージャーが会議でExcelの資料を見て、担当者に口頭で報告させています。これでは、担当者にとってSFAへの入力は「余計な作業」です。

定着する職場では、マネージャーが次のように使っています。

• 会議はSFAの画面を見ながら行う：第3回で紹介したように、パイプラインと動いていない商談の一覧を画面に出し、その場で手当てを決める。
• 質問はSFAに書いてあることから始める：「この商談、次は何をする予定？」ではなく、「次にやることが『事例を送る』になっているけど、送った反応はどうだった？」と聞く。入力された情報を読んでいることが伝わります。
• 入力されていないことは、責めるより手伝う：入力が止まっている担当者には、何が面倒なのかを聞き、項目やルールを直すきっかけにする。
• 失注の記録を責めない：前回・前々回で触れたように、失注は改善のための情報です。失注を記録したら叱られる職場では、見込みのない商談がいつまでも残ります。

マネージャー自身が「SFAを見れば分かる」状態を作ると、担当者は「入力しておけば説明しなくて済む」と感じるようになります。この循環ができると、入力は自然に続きます。

推進役を決める

導入初期は、現場の中に推進役を1〜2人決めておくと定着が早まります。推進役は、使い方の質問に答える、入力ルールの見直し案を集める、うまく使っている人のやり方を共有する、といった役割を持ちます。ツールに詳しい人より、現場で信頼されている営業担当者が向いています。

定着の進み具合を測る

定着しているかどうかは、感覚ではなく数字で測ります（図4）。

• ログインしている人の割合：営業担当者のうち、週に1回以上ログインしている人の割合。
• 必須項目がそろっている商談の割合：金額・段階・受注予定日・次にやることが全部入っている商談の割合。
• 最近更新された商談の割合：進行中の商談のうち、直近2週間に活動や更新がある商談の割合。
• 会議でSFAの画面を使った回数：マネージャー側の定着の指標。

これらは、担当者を評価するためではなく、仕組みのどこに問題があるかを見つけるために使います。たとえば、ログインはしているのに次にやることが入っていないなら、その項目の書き方が分かりにくいのかもしれません。

架空の例で見る：入力率が上がった営業部

説明のために作った架空の例です。営業担当者10人の営業部で、SFAを導入して半年たっても、進行中の商談のうち「次にやること」が入っているのは3割ほどでした。部長は毎週「入力してください」と呼びかけていましたが、数字は変わりませんでした。

推進役になった中堅の担当者が、全員に「何が面倒か」を聞いて回ったところ、次のことが分かりました。

• 週報のExcelにも同じことを書いていて、「SFAは二度手間」と感じていた。
• 「次にやること」に何を書けばよいか分からず、空欄のままにしていた。
• 部長は会議で週報を読み上げさせていて、SFAの画面は見ていなかった。

そこで、週報を廃止し、会議はSFAの画面で行うことにしました。「次にやること」には「誰が、何を、いつまでに」の書き方の例を3つ載せ、選択肢から選べる定型文も用意しました。部長は会議で、次にやることが空欄の商談について「どうするか一緒に決めよう」と声をかけるようにしました。

2か月後には、次にやることが入っている商談が7割を超えるようになりました。担当者からは「会議で説明することが減った」という声が出ています。変えたのは担当者の意識ではなく、二重入力・書き方の迷い・会議のやり方という仕組みの側でした。

もう一歩深く：入力の「タイミング」を決める

入力の内容だけでなく、いつ入力するかを決めておくのも効果があります。たとえば「打ち合わせが終わったら、その日のうちに活動と次にやることを入れる」「金曜の夕方に、自分の商談の受注予定日と段階を見直す」といった決まりです。記憶が新しいうちに入力すると、内容も正確になります。週の終わりにまとめて入力しようとすると、何を話したかを思い出すのに時間がかかり、それ自体が「面倒」の原因になります。

実務ではこう使う

定着を進めるための、最初の3か月の進め方の例です。

1. 1か月目：二重入力になっている報告書を1つやめる。必須項目を見直し、迷いやすい選択肢に定義を書く。会議をSFAの画面で行うことをマネージャーが決める。
2. 2か月目：推進役が現場の「面倒なところ」を集め、項目や画面を直す。スマートフォンやメール連携など、入力の手間を減らす機能を試す。
3. 3か月目：定着の4つの数字を確かめ、低いところの原因を担当者と一緒に考える。

入力が続かない悩みを、他社がどう乗りこえたかは、CRMの成功事例やSFAの成功事例でも紹介しています。会議の記録づくりを楽にしたい場合は、AI議事録の成功事例も参考になります。

この回のまとめ

• 「入力されない」は担当者の意識より、仕組みと運用の問題であることが多い。原因は、理由が分からない・得がない・手間が大きい・ルールがあいまい・マネージャーが見ない、の5つ。
• 手間は、二重入力の廃止、項目の削減、スマートフォン、メール・カレンダー連携、AIによる記録の下書きで減らす。
• 担当者にとっての「得」（報告が減る、忘れない、引き継ぎが楽）を意識的につくる。
• 定着を決めるのはマネージャーの使い方。会議はSFAの画面で、入力されないことや失注は責めずに手伝う。
• 定着の進み具合は、ログイン率・必須項目の充足率・更新率・会議での利用で測り、仕組みの改善に使う。

確認テスト

次回予告

第6回は「レポートとダッシュボード」です。せっかく集まったデータを、誰が、どの会議で、何を決めるために見るのか。会議ごとのダッシュボードの作り方と、見せ方でやりがちな失敗を学びます。

参考資料

1. Salesforce Trailhead「Salesforce 採用の促進」 https://trailhead.salesforce.com/ja/content/learn/modules/salesforce-adoption-strategies/accelerate-salesforce-adoption （確認日：2026年11月12日）
2. ツギノテ「CRMの成功事例」「SFAの成功事例」「AI議事録の成功事例」（いずれも2026年11月時点の公開内容）