データ設計の基本：顧客・取引・活動の3つの箱と、入力ルールの決め方｜SFA・CRM活用の教科書 第2回

KOUZASFA・CRM活用の教科書

第2回／全8回

講師：田中 磨生（株式会社Abin 代表取締役）

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1. 第1回SFA・CRM・MAの違いと全体像：顧客の情報を「個人の手帳」から「会社の資産」へ
2. 第2回データ設計の基本：顧客・取引・活動の3つの箱と、入力ルールの決め方
3. 第3回営業プロセスとパイプライン管理：フェーズを決めて「詰まり」を見つける会員
4. 第4回売上予測（フォーキャスト）：パイプラインから今期の着地を読む会員
5. 第5回定着させる運用：「入力されない」問題をどう解くか会員
6. 第6回レポートとダッシュボード：会議で本当に使われる数字の見せ方会員
7. 第7回他ツールとの連携：MA・名刺管理・会計・チャットをつなぐ会員
8. 第8回ツール選定と導入の進め方：小さく始めて、使いながら育てる会員

この回で分かること：①顧客・取引・活動という「3つの箱」に情報を分ける考え方、②入力項目と選択肢を、判断に使う数字から逆算して決める方法、③会社名の表記ゆれや重複を防ぐルール。前回は、情報を会社の資産にするには「1か所」「同じルール」「新しい」の3つが必要だと学びました。今回は2つめの「同じルール」を作る回です。

情報を3つの箱に分ける

SFA・CRMに入れる情報は、大きく3つの箱に分けると整理しやすくなります（図1）。

• 顧客の箱：取引先の会社（法人）と、その会社で働く担当者（人）。会社名、所在地、業種、従業員数、担当者の氏名・部署・役職・連絡先など。
• 取引の箱：一つひとつの商談（案件）。商談名、金額、いまの段階（フェーズ）、受注予定日、確度、競合、受注・失注の理由など。
• 活動の箱：訪問、電話、メール、オンライン会議など、顧客との一回一回のやりとり。日時、相手、内容、次にやることと期日など。

この3つは、次のようにつながっています。1つの会社に、複数の担当者と、複数の商談がある。1つの商談には、複数の活動が積み重なる。

たとえるなら、顧客の箱は「住所録」、取引の箱は「案件ごとのファイル」、活動の箱は「日誌」です。住所録に会社と人を一度登録しておけば、案件ファイルや日誌は「どの会社・どの人とのことか」を指すだけで済みます。

なぜ分ける必要があるのか

Excelで管理していると、1行に「会社名・担当者名・商談の金額・最後に会った日・メモ」をすべて書きがちです。この形だと、同じ会社と2つ目の商談が始まったとき、会社名や住所をもう一度書くことになります。会社が移転したら、何行も直さなければなりません。直し忘れた行が残ると、どれが正しいのか分からなくなります。

箱を分けておけば、会社の情報は1か所だけ直せば済み、商談や活動はすべて正しい会社にひもづいたままになります。多くのSFA・CRMは、最初からこの3つ（製品によっては「取引先」「取引先責任者」「商談」「活動」のように4つ）に分かれた形になっています。ツールの形に合わせて、自社の情報をどの箱に入れるかを決めるのが、データ設計の第一歩です。

入力項目は「判断に使う数字」から逆算して決める

データ設計でいちばん多い失敗は、項目を増やしすぎることです。「あとで分析に使えるかもしれない」と、あれもこれも項目にすると、入力の手間が増え、現場が入力しなくなります（第5回で詳しく扱います）。

項目は、次の順番で逆算して決めると、必要なものに絞れます（図2）。

1. 誰が、どの会議で、何を決めるかを書き出す。例：「営業部長が、毎週の会議で、止まっている商談への手当てを決める」。
2. その判断に必要な数字や一覧を書き出す。例：「段階ごとの商談数と金額」「2週間以上動いていない商談の一覧」。
3. その数字を出すのに必要な項目を決める。例：「金額」「段階」「最終活動日」「次にやることの期日」。

この順番で考えると、「業種」は業種別の受注率を見て営業先の優先順位を決めたいなら必要ですし、そうでなければ最初は不要、と判断できます。

必須項目は、最初は少なく

入力しないと保存できない「必須項目」は、最初は商談なら5〜7個程度に抑えるのが無難です。あくまで目安ですが、たとえば次のような組み合わせです。

ここにない項目は、「入力できるが必須ではない」にしておき、使われ方を見ながら増やしていきます。

自由記述を減らし、選択肢にする

同じ「失注の理由」でも、自由記述にすると「価格」「金額が合わない」「予算オーバー」「高いと言われた」のように、人によって書き方がばらばらになります。これでは集計できません。集計したい項目は、選択肢（プルダウン）にするのが原則です（図3）。

選択肢を作るときのコツは3つです。

• 重ならず、もれがないように：「価格」と「予算不足」のように意味が重なる選択肢があると、人によって選び方が分かれます。迷ったら1つにまとめます。
• 数を絞る：選択肢が20個もあると、選ぶのが面倒になり「その他」ばかり選ばれます。5〜8個程度から始め、「その他」が多ければ中身を見て選択肢を足します。
• 定義を書いておく：「競合に負けた」と「検討自体が中止になった」の違いなど、迷いやすいものは、選択肢の説明を1行書いておきます。

自由記述がいらないわけではありません。商談の細かな経緯や、顧客の言葉そのものは、自由記述のメモ欄に残す価値があります。集計するものは選択肢、残しておきたい生の情報はメモ、と使い分けます。

よくある誤解：「細かく分けるほど、分析の精度が上がる」

選択肢を細かくすればするほど、一つひとつの選択肢に入る件数は少なくなります。商談が月に数十件の会社で、失注理由を20種類に分けると、どの理由も数件ずつになり、傾向が読めません。件数が少ないうちは、粗く分けたほうが傾向が見えることを覚えておきましょう。

重複と表記ゆれを防ぐルール

情報が増えてくると必ず起きるのが、同じ会社が二重に登録される問題です。原因の多くは、会社名の書き方の違い（表記ゆれ）です（図4）。

たとえば「株式会社サンプル」「（株）サンプル」「サンプル株式会社」「ｻﾝﾌﾟﾙ」は、人が見れば同じ会社かもしれないと気づきますが、システムは別の会社として扱います。防ぐには、次のようなルールを決めておきます。

• 会社名は登記上の正式な名前で書く：「株式会社」を略さない、前株・後株を正しく書く。
• 英数字・カタカナの全角・半角をそろえる：社内でどちらかに統一する。
• 登録前に検索する：新しく登録する前に、会社名の一部や電話番号、メールアドレスのドメインで既存の登録がないかを確かめる。多くのツールには、重複の候補を知らせる機能があります。
• 会社を一意に見分ける番号を持つ：国税庁が指定する法人番号（13桁）は、商号・所在地とあわせて公表されていて、利用範囲の制約がなく誰でも使えます（参考資料1・2）。会社の箱に法人番号の項目を持っておくと、名前の書き方が違っても同じ会社だと見分けられます。

担当者（人）の重複は、メールアドレスで見分けるのが一般的です。ただし、同じ人が転職したり、部署のメールアドレスを使っていたりすることもあるので、完全に自動で判定するのではなく、定期的に人の目で確認する時間をとると安心です。

個人の情報を扱う責任

担当者の氏名や連絡先は、個人情報です。SFA・CRMに入れる情報は、個人情報保護法のルールに沿って扱う必要があります。個人情報保護委員会の事業者向けハンドブックでは、取得・利用、保管・管理（安全管理措置や漏えい時の対応）、第三者への提供、本人からの開示請求への対応という基本的なルールが整理されています（参考資料3）。

実務では、少なくとも次の3つを決めておきます。どの部署の誰が、どの情報を見られるか（アクセス権限）、退職者のアカウントをいつ止めるか、名刺や問い合わせで得た情報を、どんな目的で使うかです。具体的な判断に迷う場合は、社内の法務担当や専門家に確認してください。

もう一歩深く：項目の「定義書」を1枚つくる

入力ルールを文書にするときは、項目ごとに「意味」「いつ入力するか」「誰が入力するか」「書き方」を1行ずつまとめた定義書を作っておくと便利です。新しく入った人に渡せば、それだけで入力のしかたが伝わります。

特に「金額」は、年額で書く人と月額で書く人が混ざると、合計の数字が意味をなさなくなります。単位と、税込か税抜かは、最初に決めておきましょう。定義書は、運用しながら書き足していく「生きた文書」として、誰でも見られる場所に置いておきます。

実務ではこう使う

データ設計は、一度で完璧に決める必要はありません。次の手順で、小さく決めて見直すのが現実的です。

1. 第1回で決めた「誰が、何を決めるか」をもとに、3つの箱の必須項目を書き出す（A4用紙1枚に収まる量が目安）。
2. 集計したい項目は選択肢にし、それぞれの選択肢の定義を1行で書く。
3. 会社名の書き方、重複の確認方法、担当者の見分け方をルールとして文書にする。
4. 1か月使ったら、「その他」が多い選択肢、ほとんど入力されていない項目、誰も見ていない項目を洗い出し、足したり削ったりする。

名刺の情報を正確に取り込みたい場合は、名刺管理ソフトとの連携も選択肢になります（第7回で扱います。製品の比較は名刺管理ソフトおすすめ比較を参照）。

この回のまとめ

• SFA・CRMの情報は、顧客（会社・担当者）・取引（商談）・活動（やりとり）の3つの箱に分ける。会社の情報は1か所だけ直せば済むようになる。
• 入力項目は「誰が、何を決めるか→必要な数字→必要な項目」の順に逆算する。必須項目は最初は少なく。
• 集計したい項目は選択肢にし、重ならず・数を絞り・定義を書く。生の情報はメモに残す。
• 重複を防ぐには、正式名称での登録、全角・半角の統一、登録前の検索、法人番号の活用を決めておく。
• 担当者の情報は個人情報。アクセス権限、退職者のアカウント、利用目的を決めておく。

確認テスト

次回予告

第3回は「営業プロセスとパイプライン管理」です。商談の「段階（フェーズ）」をどう区切り、それぞれの段階に入る・出る条件をどう決めるか。パイプラインから「どこで商談が詰まっているか」を見つける方法を学びます。

参考資料

1. 国税庁 法人番号管理室「法人番号について」（令和5年7月） https://www.houjin-bangou.nta.go.jp/pc/oshirase/r05/images/houjinbangou_gaiyou.pdf （確認日：2026年11月12日）
2. デジタル庁「よくある質問：法人番号について」 https://www.digital.go.jp/policies/mynumber_faq_08 （確認日：2026年11月12日）
3. 政府広報オンライン「民間事業者向け 個人情報保護法 ハンドブック」（個人情報保護委員会） https://www.gov-online.go.jp/data_room/publication/202205/ppc-003.html （確認日：2026年11月12日）