レポートとダッシュボード：会議で本当に使われる数字の見せ方｜SFA・CRM活用の教科書 第6回

「誰が・いつ・何を決めるか」でダッシュボードを分ける

ダッシュボードづくりでいちばん多い失敗は、全員が見る1枚のダッシュボードに、あらゆる数字を詰め込むことです。数字が多すぎると、どこを見ればよいか分からず、結局誰も見なくなります。

ダッシュボードは、見る人と、見る場面と、そこで決めることごとに分けて作ります（図2）。第2回で入力項目を「判断から逆算」したのと同じ考え方です。

経営者が担当者別の活動件数の細かな内訳を見ても、決めることはあまりありません。逆に、担当者が会社全体の受注額の推移だけを見ても、今日の行動は変わりません。見る人ごとに、決めることに直結する数字だけを載せるのが原則です。

1枚に載せる数字は絞る

1枚のダッシュボードに載せる数字は、多くても数個〜10個程度に絞ると、見る人が迷いにくくなります。載せたい数字が増えてきたら、「この数字が悪くなったら、誰が何をするか」を考えてみてください。答えられない数字は、見栄えはよくても判断には使われていない数字です。

結果の数字と、先に動く数字を組み合わせる

ダッシュボードに載せる数字は、2種類に分けて考えると整理しやすくなります（図3）。

• 結果の数字：受注額、受注件数、受注率など、最終的な成果を表す数字。大事ですが、分かった時点ではもう変えられません。
• 先に動く数字：新規商談の数、提案の数、段階の移行率、動いていない商談の数など、結果より先に変化が現れる数字。ここが悪くなったら、結果が出る前に手を打てます。

たとえば、受注額が下がったと分かるのは月末です。しかし、その2か月前に新規商談の数が減っていれば、その時点で手を打てたはずです。結果の数字だけのダッシュボードは「バックミラー」、先に動く数字があって初めて「前を見る」道具になります。

どの先に動く数字が自社の結果につながっているかは、会社によって違います。第3回で見た移行率や、第4回の予測のずれの分析を続けると、「この数字が下がると、2か月後の受注が下がる」という自社の関係が見えてきます。マーケティングの数字まで含めたKPIの組み立て方は、KPI設計とマーケ予算の立て方の講座で詳しく扱っています。

見せ方でやりがちな失敗

同じ数字でも、見せ方しだいで伝わり方は大きく変わります。よくある失敗と直し方を見ておきましょう（図4）。

• 比べる相手がない：「今月の受注額1,200万円」だけでは、良いのか悪いのか分かりません。目標、前月、前年同月など、比べる相手を一緒に表示します。
• グラフの種類が合っていない：時間の流れによる変化は折れ線、項目どうしの比較は棒グラフが基本です。項目が多い割合を円グラフで見せると、差が読み取りにくくなります。
• 数字の定義があいまい：「受注額」は税込か税抜か、月額か年額か、受注日で数えるのか契約開始日で数えるのか。第2回の定義書と同じ定義で集計していることを、ダッシュボードの説明欄に書いておきます。
• 更新されていない：手で集計して貼りつけたダッシュボードは、いつの数字か分からなくなります。SFA・CRMのデータから自動で集計される形にし、更新日時を表示します。

よくある誤解：「きれいなダッシュボードほど使われる」

色やグラフの種類にこだわっても、見る人の判断に結びつかなければ使われません。逆に、表と大きな数字だけの地味なダッシュボードでも、毎週の会議で必ず開かれ、そこで何かが決まるなら、それは役に立っているダッシュボードです。見た目は、使われ方が固まってから整えれば十分です。

架空の例で見る：30個の数字を5個に絞った会社

説明のために作った架空の例です。ある会社の営業部では、SFAの導入時に、ベンダーの見本をもとに30個近いグラフが並んだダッシュボードを作りました。最初の数週間は珍しがって開かれていましたが、2か月後には誰も見なくなり、会議では再びExcelの資料が使われていました。

営業部長と推進役が、毎週の会議で実際に何を決めているかを書き出したところ、決めていたのは「止まっている商談をどうするか」と「来月の受注が目標に届くか」の2つだけでした。そこで、営業会議用のダッシュボードを次の5つに絞りました。

1. 今月の受注額と目標の差（比べる相手として前月の値も表示）
2. 今月・来月の売上予測（加重パイプライン）
3. 段階ごとの件数と金額
4. 2週間以上動いていない商談の数（クリックすると一覧のレポートが開く）
5. 今月新しく生まれた商談の数と、前月との比較

会議では、まず1と2で全体を確かめ、4の一覧を開いて商談ごとに手当てを決め、最後に5を見て来月以降の心配がないかを話す、という流れが定着しました。グラフの数を減らしたことで、会議の進め方そのものがダッシュボードの順番に沿うようになったのです。

もう一歩深く：「全体→分解→一件」の順に見る

よいダッシュボードは、全体の数字から、担当者別・段階別・商品別といった分解へ、さらに一件一件の商談の一覧へと、たどれるようになっています。上の例の4番目のように、数字をクリックすると、その数字の元になった商談のレポートが開く形です。多くのSFA・CRMやBIツールには、こうした絞り込み（ドリルダウン）の機能があります。

全体の数字が悪いと分かっても、分解しなければ原因の場所は分かりません。分解して原因の場所が分かっても、一件一件を見なければ具体的な手は打てません。「全体→分解→一件」の3段階をたどれるかを、ダッシュボードを作るときに確かめてみてください。

担当者向けは「やることリスト」でよい

営業担当者向けのダッシュボードは、グラフより一覧のほうが役に立つことが多くあります。「今日と明日が期日の、次にやること」「受注予定日まで2週間を切った商談」「最後の活動から10日以上たった自分の商談」といった一覧を、朝いちばんに開く画面にしておくと、担当者にとってSFAが「報告の道具」から「自分の仕事を回す道具」に変わります。

実務ではこう使う

ダッシュボードは、次の手順で作ると「作ったのに見られない」を防げます。

1. 会議を先に決める：どの会議で、誰が、何を決めるときに使うかを決める（例：毎週月曜の営業会議で、部長が停滞商談への手当てを決める）。
2. 数字を5つ前後に絞る：決めることに直結する結果の数字と、先に動く数字を選ぶ。
3. 比べる相手と定義を添える：目標や前月の値、数字の定義と更新日時を表示する。
4. 会議で使ってから直す：2〜3回使って、「見たけれど使わなかった数字」を外し、「会議中にレポートで探した数字」を加える。

SFA・CRMのデータを、広告やWebの数字と組み合わせて見たい場合は、BIツールを使う方法もあります。BIツールの比較はBIツールおすすめ比較、Webの数字の見方はアクセス解析とGA4の講座も参考にしてください。

この回のまとめ

• レポートは条件で抜き出した一覧や集計、ダッシュボードは複数の数字をひと目で見るためのもの。ダッシュボードで気づき、レポートで調べ、手を打つ。
• ダッシュボードは、見る人・場面・決めることごとに分け、決めることに直結する数字だけを載せる。
• 結果の数字だけでなく、先に動く数字（新規商談数、移行率、停滞商談数など）を組み合わせて、手を打てる時間をつくる。
• 比べる相手、合ったグラフの種類、数字の定義、自動更新と更新日時の表示を忘れない。
• 見た目より、会議で必ず開かれ、何かが決まることが大事。使いながら数字を入れかえる。

確認テスト

次回予告

第7回は「他ツールとの連携」です。MA、名刺管理、会計、チャットなど、SFA・CRMとほかのツールをつなぐと何が便利になるのか。連携の3つの型と、つなぐときに気をつけることを学びます。

参考資料

1. Salesforce Trailhead「レポートとダッシュボードについて」 https://trailhead.salesforce.com/ja/content/learn/modules/reports-dashboards-quick-look/learn-about-reports-and-dashboards （確認日：2026年11月12日）
2. ツギノテ「BIツールおすすめ比較」（2026年11月時点の公開内容）