他ツールとの連携：MA・名刺管理・会計・チャットをつなぐ｜SFA・CRM活用の教科書 第7回

連携の3つの型

連携にはいろいろな方法がありますが、情報の流れ方で見ると、次の3つの型に分けられます（図2）。

1. 取り込み（一方向）：あるツールの情報を、SFA・CRMに流し込む。例：名刺管理ソフトで読み取った名刺を、顧客の箱に登録する。Webサイトの問い合わせフォームの内容を、新しいリードとして登録する。
2. 同期（双方向）：2つのツールで、同じ情報を互いに最新に保つ。例：MAとSFAで、見込み客の情報や商談の状態を行き来させる。カレンダーの予定と、SFAの活動を合わせる。
3. 通知：SFA・CRMで何かが起きたら、別のツールに知らせる。例：商談が受注になったら、チャットのチームの部屋に知らせる。

つなぐ手段は、主に4つあります。製品が用意している標準の連携機能（設定だけで使えるもの）、連携を専門に行うサービス（ノーコードでツール同士をつなぐもの）、API（ツールが外部とデータをやりとりするための窓口）を使った開発、そしてCSVファイルの出し入れです。最初は標準の連携機能から検討し、足りない部分だけをほかの手段で補うのが、費用と手間を抑えるコツです。

ツールごとの連携で、気をつけること

MAとの連携：見込み客の受け渡し

MAとSFA・CRMをつなぐと、マーケティングが育てた見込み客を、決めた基準で営業に渡せるようになります。MAの講座の第5回で扱ったMQL（マーケティングが営業に渡すと判断した見込み客）の基準を満たした人を、SFAに商談やタスクとして登録する、という流れです。逆に、営業が「今は時期ではない」と判断した見込み客をMAに戻し、育て直すこともできます。

気をつけるのは、項目の対応です。MAの「業種」とSFAの「業種」で選択肢が違うと、同期したときに値が入らなかったり、上書きされたりします。連携の前に、どの項目を、どちらからどちらへ、どの値に変換して渡すかを表にまとめておきます（この表を項目の対応表、マッピング表と呼びます）。

名刺管理との連携：入力の手間を大きく減らす

名刺を読み取って顧客の箱に登録できると、会社名や担当者名を手で入力する手間がなくなります。第2回で扱った表記ゆれや重複も、名刺管理ソフト側で会社名を整えてから取り込めば減らせます。

気をつけるのは、取り込むたびに重複が生まれないかです。同じ人の名刺を複数の社員が交換すると、同じ担当者が何度も登録されることがあります。取り込みのときにメールアドレスや法人番号で既存の登録と照らし合わせる設定ができるか、確認しておきましょう。製品の比較は名刺管理ソフトおすすめ比較を参照してください。

会計・請求との連携：受注から請求までの食い違いを防ぐ

受注した商談の金額や取引先の情報を、請求書の作成や会計ソフトに渡せると、転記の手間と食い違いが減ります。

気をつけるのは、SFAの金額と請求の金額の意味の違いです。SFAの金額は「受注見込みの額」で、税抜で入れていることが多い一方、請求書は税率ごとの金額や消費税額を正しく書く必要があります。国税庁の資料では、インボイス制度（適格請求書等保存方式）の適格請求書に、登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分した対価の額と適用税率、消費税額等などを記載することが示されています（参考資料1）。請求書の正式な作成は請求・会計の側で行い、SFAからは取引先と受注内容を渡す、という役割分担にすると安全です。

チャット・メール・カレンダーとの連携

メールやカレンダーと連携すると、顧客とのメールのやりとりや打ち合わせの予定を、自動で活動として記録できます。第5回で見た「入力の手間を減らす」いちばんの近道です。

チャットへの通知は便利ですが、通知が多すぎると誰も読まなくなります。「受注した」「大きな商談が最終検討に入った」のように、チーム全員が知るべき出来事だけに絞ります。

つなぐ前に決める4つのルール

連携は、つないだ後に問題が起きると、間違った情報が両方のツールに広がってしまいます。つなぐ前に、次の4つを決めておきます（図3）。

1. どちらを「正」とするか：同じ情報が2つのツールにあるとき、食い違ったらどちらを正しいとするかを、項目ごとに決めます。たとえば「会社の住所は名刺管理ソフトを正とする」「商談の段階はSFAを正とする」など。
2. 項目の対応表：どの項目を、どの方向に、どう変換して渡すか。
3. 重複のときの扱い：同じ会社や人がすでにあるとき、新しく作るのか、既存のものに統合するのか。
4. 止まったときの担当：連携は、ツールの仕様変更やパスワードの変更などで止まることがあります。止まったことに誰が気づき、誰が直すのかを決めておきます。

個人の情報を外部のサービスに渡すとき

連携では、担当者の氏名や連絡先などの個人情報が、ツールからツールへと流れます。個人情報保護委員会の事業者向けハンドブックでは、個人データの安全管理措置や、第三者への提供のルールが整理されています（参考資料2）。連携先のサービスについては、どこにデータが保存されるか、誰がアクセスできるか、利用規約で何が定められているかを確認し、判断に迷う場合は社内の法務担当や専門家に相談してください。

よくある誤解：「全部つなげば、全部が自動になる」

連携は便利ですが、つなぐツールが増えるほど、仕組みは複雑になり、止まったときの影響も大きくなります。また、入力ルールがそろっていない状態でつなぐと、ばらばらな情報が自動で広がるだけです。連携は、第2回のデータ設計と第5回の運用が整ってから、効果の大きいところから1つずつ進めるのが安全です（図4）。

効果が大きいのは、多くの場合、二重入力がいちばん多いところです。名刺の手入力が多いなら名刺管理、メールの転記が多いならメール・カレンダー、問い合わせの転記が多いならWebフォームやMA、という順番で考えます。

架空の例で見る：名刺連携で重複が増えた会社

説明のために作った架空の例です。ある会社では、名刺管理ソフトとCRMの連携を設定し、全社員が交換した名刺が自動でCRMに登録されるようにしました。入力の手間は大きく減りましたが、1か月後、同じ会社が3つ、4つと登録されていることに気づきました。

原因を調べると、次の3つが重なっていました。

• 連携の設定が「名刺1枚ごとに、新しい会社として登録する」になっていて、既存の会社と照らし合わせていなかった。
• 以前から手で登録していた会社名に「（株）」などの略称が混ざっていて、名刺の正式名称と一致しなかった。
• 同じ担当者の名刺を、営業と技術の2人が別々に交換していた。

この会社は、いったん連携を止め、次の手順で立て直しました。まず、既存の会社を正式名称にそろえ、法人番号を入れて重複をまとめました。次に、連携の設定を「法人番号またはメールアドレスが一致したら、既存の会社・担当者に統合する」に変えました。最後に、連携で新しく作られた会社を週に1回、推進役が確認する時間を設けました。

この例から分かるのは、連携の前に土台（データ設計）が整っていないと、連携が問題を自動で増やしてしまうということです。図4の順番で、土台を整えてからつなぐことが大切です。

実務ではこう使う

連携を始めるときは、次の手順で進めます。

1. 二重入力を洗い出す：営業担当者とアシスタントに、「同じことを2回以上書いている作業」を挙げてもらい、時間がかかっている順に並べる。
2. 1つ選んで、標準の連携機能で試す：いちばん時間がかかっている作業から1つ選び、製品の標準連携で済むかを確かめる。
3. 4つのルールを決める：正とする側、対応表、重複の扱い、止まったときの担当。
4. 少人数で2週間試してから広げる：重複や上書きが起きていないかを確かめてから、全員に広げる。

ツールの連携のしやすさは製品によって大きく違います。SFA・CRMを選ぶ段階で、自社が使っているツールとの標準連携があるかを確かめておくと、後から困りません（次回扱います）。

この回のまとめ

• 連携の目的は、二重入力をなくすことと、部署をまたいだ受け渡しをもれなく速くすること。
• 連携の型は、取り込み（一方向）・同期（双方向）・通知の3つ。手段は標準連携、連携サービス、API、CSV。まず標準連携から検討する。
• MAとは項目の対応表、名刺管理とは重複、会計とは金額の意味の違い、チャットとは通知の絞り込みに気をつける。
• つなぐ前に、正とする側・対応表・重複の扱い・止まったときの担当を決める。個人情報の扱いも確認する。
• データ設計と運用が整ってから、二重入力の多いところから1つずつつなぐ。

確認テスト

次回予告

最終回の第8回は「ツール選定と導入の進め方」です。ここまでの7回で学んだことをもとに、SFA・CRMをどう比べて選び、どんな段取りで導入し、最初の90日で何を確かめるかを学びます。

参考資料

1. 国税庁「インボイス制度の理解のために」（令和8年4月版） https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/0020006-027.pdf （確認日：2026年11月12日）
2. 政府広報オンライン「民間事業者向け 個人情報保護法 ハンドブック」（個人情報保護委員会） https://www.gov-online.go.jp/data_room/publication/202205/ppc-003.html （確認日：2026年11月12日）