提案書・報告書の型：そのまま使える構成とチェックリスト｜伝わる資料作成とプレゼン 第5回

型1：社外向けの提案書

お客さまに商品やサービス、施策を提案する資料です。読み手は、提案を受ける担当者と、その上司（決裁者）です。

提案書で特に大切な3つのポイント

1. 課題はお客さまの言葉で書く：「現状と課題」は、提案する側の言いたいことではなく、ヒアリングでお客さまが話したことをもとに書きます。お客さまが「そうそう、それが困っている」と思える課題から始めると、その後の提案を聞いてもらいやすくなります。
2. 効果には前提を添える：「問い合わせが2倍になります」と言い切るのではなく、「同じ業界の事例をもとにした見込みで、〇〇を前提としています」のように、根拠と前提を書きます。根拠のない数字は、信頼を失う原因になります。
3. 担当者が社内で説明できる形にする：提案書は、担当者が上司に説明するときにも使われます。担当者がいなくても伝わるよう、1枚目の要約だけで「何を・なぜ・いくらで」が分かるようにしておきます。

営業の提案活動をチームで進める方法は、インサイドセールスの講座でも扱っています。

型2：社内向けの企画書・稟議

社内で新しい施策や予算の承認をもらうための資料です。読み手は、承認する上司や経営者です。

社内の承認でよく聞かれること

社内の企画書では、決裁者がよく気にすることに先回りして答えておくと、承認が通りやすくなります。

• 「なぜ今なのか」：来年ではだめなのか。今やらないと何を失うのか
• 「どうなったら成功なのか」：効果を確かめる指標と、確かめる時期
• 「うまくいかなかったらどうするのか」：途中でやめる判断の基準や、損失を小さくする方法
• 「ほかの方法ではだめなのか」：何もしない、外部に任せる、小さく試す、などの選択肢との比較

特に「ほかの案との比較」は、抜けやすい項目です。案が1つしかないと、決裁者は「これしかないのか」と不安になります。何もしない場合を含めて2〜3案を並べ、自分のおすすめとその理由を示す と、判断しやすい資料になります。効果を測る指標の決め方は、KPI設計とマーケ予算の立て方が参考になります。

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型3：報告書（プロジェクトや施策の結果報告）

終わった施策やプロジェクトの結果を報告する資料です。読み手は、上司や関係部門です。

報告書でよくある失敗は、やったことを時系列で並べるだけ になることです。「4月に準備を始め、5月に実施し、6月に集計しました」という経過は、読み手にとってはあまり重要ではありません。読み手が知りたいのは、結果がどうだったか、そしてこれからどうするか です。経過は必要なら補足に回しましょう。

悪い結果こそ早く、はっきり

目標に届かなかった報告は、書きにくいものです。しかし、悪い結果をあいまいに書いたり、最後に小さく書いたりすると、読み手は判断を誤ったり、あとで「なぜ早く言わなかったのか」と信頼を失ったりします。悪い結果も1枚目で言い切り、要因と次の対策をセットで示す のが、信頼される報告書の書き方です。

型4：定例報告（週次・月次）

毎週・毎月の会議で、決まった数字や進み具合を報告する資料です。

定例報告で大切なのは、毎回同じ形で書く ことです。グラフの種類や数字の並び順が毎回変わると、読み手は前回との違いを見比べにくくなります（第4回の「反復」）。そのうえで、毎回の「今回のポイント」で、先回から変わったことを一番上に書きます。変化がない数字を毎回ていねいに説明する必要はありません。

型5：1枚にまとめる要約（エグゼクティブサマリー）

役員や経営者に向けて、長い資料の内容を1枚にまとめた要約を求められることがあります。また、どの型の資料でも、1枚目に要約を置いておくと、読み手は全体をすばやくつかめます。1枚の要約は、次の4つの段落で組み立てると書きやすくなります。

1. 結論とお願い：何を判断してほしいのか、自分のおすすめは何か
2. 理由：そう考える根拠を3つ前後。数字があれば1つずつ添える
3. 費用・リスク：何がかかり、何が起こりうるか
4. 次の行動：承認された場合、誰がいつ何をするか

1枚の要約を書くときは、本編を読まなくても判断できるか を基準にします。要約だけを読んだ決裁者が「これなら承認できる」「この点だけ確認したい」と言えれば、要約の役目は果たせています。逆に、「詳しくは本編を参照」ばかりの要約は、要約になっていません。

練習：経過中心の報告を書き直す

次の架空の報告の冒頭を、型3に沿って書き直してみましょう。

書き直す前：「4月にメールマガジンの改善プロジェクトを立ち上げ、5月に件名のテストを3回行いました。6月にはデザインを変更し、7月に結果を集計しました。開封率は目標の25％に対して22％でした。」

書き直した後：「開封率は22％で、目標の25％に届きませんでした。件名のテストでは改善が見られた一方、配信の時間帯が合っていなかったことが主な要因です。来月から配信時間を朝に変えて検証したく、了承をお願いします。」

書き直した後は、結論（目標未達）→要因→次の行動の順になっており、読み手は最初の3文で状況と判断すべきことをつかめます。

型を自分の資料に合わせて調整する

型はあくまで出発点です。次のように、読み手と目的に合わせて調整します。

• 省く：読み手がすでに知っていること（何度も説明した背景など）は、1行にするか省く。
• 厚くする：読み手が気にしていること（費用に厳しい上司なら費用と効果、現場の負担を気にする部門長なら体制）は、スライドを増やしてでも厚くする。
• 入れ替える：読み手の関心がいちばん高いものを前に出す。たとえば、すでに方向性は合意していて費用だけが論点なら、費用のスライドを2枚目に持ってくる。

提出前のチェックリスト

どの型の資料でも、提出する前に次の項目を確かめましょう。

特に最後の項目は、ほかの案件の資料をもとに作ったときに起こりやすい失敗です。前の資料の社名や数字が残っていないか、最後に必ず確かめましょう。

実務ではこう使う

• 型を社内で共有する：チームでよく使う型を1つのファイルにまとめておくと、メンバーごとの資料の質のばらつきが減る。営業資料の管理にはセールスイネーブルメントツールを使う方法もある。
• チェックは別の人にも頼む：自分でつくった資料の誤りには、自分では気づきにくい。提出前に、同僚に1枚目と数字だけでも見てもらうと安心。
• 型は使いながら育てる：「この項目はいつも質問される」と分かったら型に加え、「いつも空欄になる」項目は削る。会議で出た質問をメモしておき、次の資料の型に反映するのがおすすめ。

この回のまとめ

• 型を持っておくと、速く、抜けなく、読みやすい資料がつくれる。ただし欄を埋めることを目的にしない。
• 社外向けの提案書は、お客さまの言葉で課題を書き、効果には前提を添え、担当者が社内で説明できる形にする。
• 社内の企画書は、「なぜ今か」「成功の基準」「うまくいかなかったら」「ほかの案との比較」に先回りして答える。
• 報告書は経過ではなく、結果と次の行動を先に書く。悪い結果こそ1枚目で言い切る。
• 定例報告は毎回同じ形で書き、変わったことを一番上に置く。提出前はチェックリストで確かめる。

確認テスト

次回予告

第6回は「プレゼンの話し方と質疑、生成AIで資料をつくるときの注意」です。資料を使って話すときのコツ、質問への答え方、そして生成AIを資料づくりに使うときに気をつけることを学び、全6回をまとめます。

参考資料

• バーバラ・ミント著、山崎康司訳『新版 考える技術・書く技術：問題解決力を伸ばすピラミッド原則』ダイヤモンド社（1999年）。結論を先に置く組み立て方の考え方を参考にしています。https://www.diamond.co.jp/_itemcontents/0201_biz/49027-9.html （確認日：2026年11月13日）
• 本文中の型・資料・数字の例は、考え方を説明するための架空のものです。各社の実際の様式に合わせて調整してください。