資料の目的と読み手：誰に、何を判断してもらう資料なのか｜伝わる資料作成とプレゼン 第1回

KOUZA伝わる資料作成とプレゼン

第1回／全6回

講師：田中 磨生（株式会社Abin 代表取締役）

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1. 第1回資料の目的と読み手：誰に、何を判断してもらう資料なのか
2. 第2回ストーリーと構成：1スライド1メッセージで、結論から組み立てる
3. 第3回図解とグラフの選び方：伝えたいメッセージから形を決める会員
4. 第4回見やすいスライドのデザイン：余白・文字・色・配置の基本会員
5. 第5回提案書・報告書の型：そのまま使える構成とチェックリスト会員
6. 第6回プレゼンの話し方と質疑、生成AIで資料をつくるときの注意（総まとめ）会員

この回で分かること：①「伝わる資料」とは、きれいな資料ではなく、読み手が判断・行動できる資料であること、②資料をつくり始める前に決める3つのこと（読み手・目的・使われ方）、③読み手の立場や知識に合わせて、内容と細かさを変える方法。全6回の入り口として、資料づくりでいちばん大事な「つくる前の準備」を学びます。

「伝わる資料」とは何か

資料づくりというと、スライドのデザインやグラフの見せ方を思い浮かべる人が多いかもしれません。もちろん見た目も大切ですが、この講座では 「伝わる資料」を、読み手がその資料を見て、判断したり行動したりできる資料 と定義します。

たとえば、次の2つの資料を比べてみましょう（どちらも架空の例です）。

• 資料A：30枚のスライドに、市場のデータ、競合の情報、自社の数字がていねいにまとめられている。デザインも整っている。ただ、最後まで読んでも「で、何をすればいいのか」が書かれていない。
• 資料B：5枚のスライド。1枚目に「来期は展示会への出展を2回から4回に増やしたい。予算の承認をお願いします」と書かれ、2〜4枚目にその理由、5枚目に予算と効果の見込みがある。

見た目の充実度は資料Aのほうが上かもしれません。しかし、会議で使われ、判断につながるのは資料Bです。資料は、つくった人の努力を見せるものではなく、読み手の判断を助けるための道具 です。

資料が伝わらない3つの理由

伝わらない資料には、たいてい次のどれかの原因があります。

1. 誰に向けた資料か決まっていない：経営者向けなのか、現場の担当者向けなのかがあいまいで、細かすぎたり大ざっぱすぎたりする。
2. 何をしてほしいのか決まっていない：情報の共有なのか、判断のお願いなのか、行動のお願いなのかが分からない。
3. どう使われるかを考えていない：会議で映すのか、メールで送って一人で読んでもらうのかによって、つくり方は大きく変わる。

この3つは、どれもスライドを1枚もつくる前に決めておくべきことです。

つくる前に決めること1：読み手は誰か

最初に決めるのは 読み手 です。「関係者みんな」ではなく、できるだけ具体的に1人（または1つの立場）を思い浮かべます。

同じ「新しいMAツールの導入」というテーマでも、読み手によって知りたいことはまったく違います。

読み手が決まったら、次の3つを書き出してみます。

• 読み手がすでに知っていること：説明を省いてよいこと
• 読み手がまだ知らないこと：説明が必要なこと
• 読み手が気にしていること：不安や関心、反対しそうな点

特に3つ目が大切です。読み手が気にしていることに資料の中で先回りして答えておくと、会議で質問が集中したり、「持ち帰って検討します」と判断が先送りされたりするのを防げます。

つくる前に決めること2：目的は何か

次に決めるのは 目的、つまり資料を読んだあとに、読み手にどうなってほしいかです。目的は大きく3つに分けられます。

目的があいまいなまま資料をつくると、情報を並べただけの「報告のための報告」になりがちです。資料をつくり始める前に、「この資料を読んだあと、読み手に◯◯してもらう」と一文で書いてみる とよいでしょう。この一文が書けない場合は、まだ資料をつくる段階ではないかもしれません。

目的の一文は「結論」になる

目的の一文を書くと、それがそのまま資料の結論になります。たとえば「来期の展示会の出展回数を4回に増やすことを、部長に承認してもらう」という目的なら、資料の1枚目は「来期は展示会の出展を4回に増やしたい。予算の承認をお願いします」になります。

結論から始める組み立て方は、ロジカルシンキングと問題解決の第3回で学ぶピラミッド構造の考え方と同じです。この講座の第2回でも、資料の構成に当てはめて詳しく扱います。

つくる前に決めること3：どう使われるか

3つ目は、資料が どう使われるか です。同じ内容でも、使われ方によって適した形が変わります。

映す資料（プレゼン用）

会議やセミナーで画面に映し、話しながら見せる資料です。

• 説明は話し手が口で補うので、1枚あたりの文字は少なめにする
• 遠くからでも読める大きな文字にする
• 1枚に1つのメッセージを大きく示す

読む資料（配布用・送付用）

メールで送ったり、印刷して配ったりして、読み手が一人で読む資料です。

• 話し手がいないので、資料だけで意味が通じるように、説明の文章を入れる
• 文字は映す資料より小さくてもよいが、見出しと本文の区別をはっきりさせる
• 後から読み返しても分かるように、数字の出典や前提を書いておく

実際には、会議で映したあとにそのまま配布されることもよくあります。その場合は、映す用に要点を大きく見せつつ、下の方や注記に、読み返したときに必要な説明を小さく添える という折り合いのつけ方がよく使われます。迷ったら「この資料だけを、会議に出ていない人が読んでも分かるか」を確かめるとよいでしょう。

読み手が資料に使える時間

使われ方と合わせて、読み手が資料に使える時間 も考えます。役員会議で5分しか時間がないなら、5枚程度にまとめ、詳しいデータは補足資料に回します。じっくり読んでもらえる場面なら、根拠のデータまで本編に入れてもよいでしょう。

「資料の設計図」を1枚つくる

ここまでの3つを決めたら、スライドをつくる前に、紙やメモに 資料の設計図 を書いておきましょう。

この設計図があれば、資料の大部分はもう決まったようなものです。スライドづくりの途中で迷ったときも、設計図に戻れば判断できます。上司やチームに資料の方向性を確認したいときも、スライドを見せる前に設計図を見せて合意をとっておくと、作り直しが大きく減ります。

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読み手が複数いるときはどうするか

実際の会議では、経営者と部門長と現場の担当者が同じ部屋にいる、ということもよくあります。そのときは次の順で考えます。

1. 判断する人を主な読み手にする：会議で最終的に「はい」「いいえ」を決める人に合わせて、本編の構成と細かさを決める。
2. ほかの読み手の関心は補足に回す：現場向けの操作手順や、情報システム部門向けの技術的な説明は、補足資料（付録）にまとめておく。質問が出たらすぐ開けるようにしておくと安心です。
3. 共通の前提は最初にそろえる：立場によって知っていることが違う場合は、本編の最初に1枚だけ「現状と前提」を入れて、全員の理解の出発点をそろえる。

「全員に分かるように」と考えて全員分の情報を本編に入れると、誰にとっても長く、焦点のぼやけた資料になります。本編は判断する人のため、補足はそれ以外の人のため と役割を分けるのがコツです。

よくある失敗と書き直しの例

ここでは、読み手と目的を決めずにつくった資料の冒頭と、決めてからつくった冒頭を比べてみます（どちらも架空の例です）。

書き直す前

1枚目：「Webサイトのアクセス状況について」
2枚目：先月のアクセス数、ページごとの閲覧数、流入元の内訳のグラフが3つ並ぶ
3枚目以降：さらに細かいデータが続く

この資料を見た部長は、「アクセスが減っているのは分かった。で、どうしたいの？」と聞き返すことになります。資料の作り手は、事実を集めることには力を使いましたが、読み手に何をしてほしいかを決めていませんでした。

書き直した後

1枚目：「問い合わせ数が3か月で2割減少。原因は検索からの流入減のため、記事の改善に来月から2か月取り組みたい。担当者1名の時間確保の了承をお願いします」
2枚目：問い合わせ数と流入元の推移（結論を支えるグラフを1つだけ）
3枚目：改善の進め方と、2か月後に確認する数字

書き直した後は、読み手（部長）、目的（担当者の時間確保を了承してもらう）、結論が1枚目でそろっています。集めたデータの多くは使っていませんが、それでよいのです。使わなかったデータは捨てるのではなく、補足資料に回したり、質問されたときの手元資料にしたりします。

実務ではこう使う

• 依頼された資料も、まず設計図を確認する：上司から「〇〇の資料をつくって」と頼まれたら、すぐにつくり始めず、「読み手は誰ですか」「何を判断してもらう資料ですか」「会議で映しますか、送りますか」を確認する。この3つを聞くだけで、作り直しはかなり減る。
• 社外向けの資料は、読み手の社内事情も想像する：営業の提案書は、担当者が上司に説明するときにも使われる。担当者がそのまま社内で回せるように、資料だけで意味が通じる形にしておく。
• テンプレートを使う前に設計図を書く：テンプレートから始めると、枠を埋めることが目的になりやすい。設計図を書いてから、それに合うテンプレートを選ぶ。

マーケティングの提案書や営業資料をチームでそろえたい場合は、営業資料の管理や活用を支えるセールスイネーブルメントツールのおすすめ比較も参考になります。

この回のまとめ

• 伝わる資料とは、読み手が判断・行動できる資料。きれいさや量ではない。
• つくる前に、読み手・目的・使われ方の3つを決める。
• 読み手が知っていること・知らないこと・気にしていることを書き出し、気にしていることに先回りして答える。
• 目的は「読んだあと、読み手に◯◯してもらう」と一文で書く。その一文が資料の結論になる。
• 映す資料と読む資料では、文字の量や説明の入れ方が違う。設計図を1枚書いてからスライドをつくる。

確認テスト

次回予告

第2回は「ストーリーと構成」です。資料全体を結論から組み立てる方法と、1枚のスライドに1つのメッセージだけを載せる「1スライド1メッセージ」の考え方を学びます。スライドの上に書く「メッセージの一文」の書き方も練習します。

参考資料

• 本講座の考え方の土台となる「結論から伝える」組み立て方は、バーバラ・ミント著、山崎康司訳『新版 考える技術・書く技術：問題解決力を伸ばすピラミッド原則』ダイヤモンド社（1999年）を参考にしています。https://www.diamond.co.jp/_itemcontents/0201_biz/49027-9.html （確認日：2026年11月13日）
• 本文中の資料・会議・数字の例は、考え方を説明するための架空のものです。