調べもの・要約・データ整理で使う：出典の確かめ方と、表・Excelでの活用｜生成AI入門 第5回

要約に使う：目的と読み手を決めて縮める

長い資料の要約は、生成AIがとても得意な仕事です。ただし、「要約して」とだけ頼むと、何を残して何を捨てるかを生成AIが勝手に決めてしまいます。要約は「目的」によって、残すべき部分が変わります。

要約を頼むときのテンプレート

次の【資料】を、{目的}のために要約してください。
【読み手】{誰}
【分量】{3行／箇条書き5つ／400字}
【条件】
- 資料に書かれていないことは足さない
- 数字はそのまま残す
- 資料の中で重要だが要約に入れきれなかった点があれば、最後に1行で
【資料】
（ここに貼り付け）

「入れきれなかった点を最後に1行で」と添えると、要約で落ちた大事な情報に気づけます。

注意：要約は「元の資料を読まなくてよくなる」魔法ではありません。契約書、規程、仕様書など、細かい条件が大事な資料は、要約で全体像をつかんだあと、必要な部分を原文で確かめましょう。

データ整理に使う：表・Excel・アンケート

文章を表に整える

メモや箇条書きを表にまとめるのは、地味ですが時間がかかる作業です。生成AIに「次のメモを、会社名・担当者・次の予定・メモの4列の表にして」と頼めば、すぐに表の形になります。表計算ソフトに貼り付けやすい形（タブ区切りやCSV）で出力してもらうこともできます。

Excelの関数・マクロを書いてもらう

「A列の日付が今月のものだけ、B列の金額を合計したい」のように、やりたいことを日本語で伝えると、関数の書き方を提案してくれます。

Excelで、次のことをしたいです。関数と、その仕組みを説明してください。
- A列：日付、B列：担当者名、C列：売上金額
- 担当者ごとに、今月の売上の合計を出したい
- 担当者名はE列に並べてある

出てきた関数は、少ない件数のデータで試し、手で計算した結果と一致するかを確かめてから使います。関数が複雑なときは「一つずつ分けて説明して」と頼むと、仕組みも理解できます。

アンケートの自由回答を分類する

数百件の自由回答を読んで分類するのは、大変な作業です。生成AIに分類のたたき台をつくってもらうと、全体の傾向を早くつかめます。

次の【回答】は、製品アンケートの自由回答です。
1. 内容をもとに、分類のカテゴリーを5〜7個つくってください
2. 各回答をどのカテゴリーに入れたかを表にしてください
3. カテゴリーごとの件数と、代表的な回答を1つずつ示してください
【回答】
（ここに貼り付け。個人が特定される情報は消しておく）

ここで大事なのは、件数の集計を生成AIの「数え上げ」に頼りすぎないことです。第1回で学んだとおり、正確に数えるのは得意ではありません。分類の結果を表計算ソフトに貼り付けて、件数はソフトで数えるのが確実です。ツールによっては、データ分析の機能（プログラムを実行して計算する機能）を持つものもあり、その場合は計算の精度が上がります。

比較表をつくる：複数の資料を並べる

取引先からの3社分の見積書や提案書を比べるとき、生成AIに表へまとめてもらうと、違いが一目で分かります。

次の【A社の提案】【B社の提案】【C社の提案】を比べる表をつくってください。
【列】費用（初期・月額）、期間、体制、含まれる作業、含まれない作業、気になる点
【条件】
- 資料に書かれていない項目は「記載なし」と書く
- 金額は資料の表記のまま書き、計算はしない
- 最後に、各社に追加で確認したほうがよい質問を2つずつ挙げる

「記載なし」と書かせることで、各社の提案に足りない情報が浮かび上がります。最後の質問リストは、そのまま問い合わせのメールに使えます。金額の合計や比較の計算は、表計算ソフトで行いましょう。

ワーク：最近読んだ長い資料を1つ選び（社外秘でないもの）、「上司への報告」と「自分の勉強」の2つの目的で、それぞれ要約を頼んでみてください。同じ資料でも、目的によって残る情報が変わることを確かめましょう。

個人情報を含むデータを扱うときは

顧客リストやアンケートには、名前・メールアドレス・電話番号などの個人情報が含まれることがあります。個人情報保護委員会は、生成AIサービスに個人情報を含む指示を入力する場合について、利用目的の範囲内かを十分に確認することや、入力した個人データが機械学習に使われないことを確認することなどを注意喚起しています。

実務では、次の順で考えると安全です。

1. そもそも個人を特定できる情報が必要か考える（分類や傾向を見るだけなら、多くの場合は不要）
2. 不要なら、名前やメールアドレスを消してから入力する
3. 必要なら、会社として認めたツールとルール（第7回）に沿って扱う

よくある誤解

誤解1「出典のリンクが付いていれば正しい」

リンクが付いていても、そのページに本当にその内容が書かれているとは限りません。実在しないURLや、内容と関係のないページが示されることもあります。必ず開いて確かめましょう。

誤解2「要約すれば原文は読まなくてよい」

全体像をつかむには十分ですが、細かい条件や例外は要約で落ちやすい部分です。判断に関わる部分は原文を読みます。

誤解3「生成AIはExcelの計算も正確にしてくれる」

関数やマクロを「書く」のは得意ですが、チャットの中で計算の結果を答えさせると間違えることがあります。計算はExcelに任せ、生成AIには書き方を手伝わせるのが基本です。

実務ではこう使う：3つの役割分担

この役割分担を守れば、調べもの・要約・データ整理で、生成AIは強力な助手になります。社内の資料やデータを横断して探すような使い方をしたい場合は、法人向けの生成AIプラットフォームの社内データ検索機能が候補になります。法人向け生成AIツールおすすめで比べています。データ分析そのものを外部に頼みたい場合は、データ分析会社おすすめも参考になります。

この回のまとめ

• 調べものは、数字・固有名詞・最近の情報・出典そのものに間違いが混ざりやすい
• 出典は「出させる→開く→一次情報にたどる」の3ステップで確かめる。生成AIは調べ方の地図として使うと安全
• 要約は目的と読み手を伝えて頼む。入れきれなかった点も出させ、重要な部分は原文で確かめる
• データ整理では、表の形・関数の案・分類のたたき台を生成AIに。計算と集計はソフトで
• 個人情報は、不要なら消してから。必要なら会社のルールに沿って扱う

確認テスト

次回予告

次回は、文章以外の生成AI、つまり画像・動画・音声の生成AIを仕事でどう使うかを学びます。便利な使い方と一緒に、著作権や肖像の注意点も押さえます。

参考資料

• 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（2023年6月2日。リンクは e-Govデータポータルの掲載ページ）
• AI事業者ガイドライン（第1.1版）（総務省・経済産業省、2025年3月28日）。AI利用者には、正確で必要に応じて最新のデータを入力すること、出力の精度とリスクを理解して使うことが求められています。
• 確認日：2026年11月12日