文章・資料作成で使う：メール・企画書・議事録を速く、質よく仕上げる｜生成AI入門 第4回

メール：返信・依頼・お詫びを速く

メールは、生成AIの効果を一番実感しやすい仕事です。特に、言いにくいことを伝えるメールや、丁寧さが求められるメールで時間を減らせます。

返信の下書き

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次の【受信メール】への返信を書いてください。

【伝えたいこと】
– 打ち合わせの日程は、11月20日か21日の午後なら対応できる
– 資料は前日までに送る

【条件】
– 200字以内、丁寧だが堅すぎない
– 相手の名前と会社名は受信メールのとおりに

【受信メール】
（ここに貼り付け）
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言いにくいことを伝えるメール

お断り、納期の遅れ、値上げのお知らせなどは、言葉選びに時間がかかります。事実と、相手との関係、伝えたい気持ちを材料にして、複数の案を出してもらうと選びやすくなります。

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取引先に、納品が3日遅れることをお詫びするメールを書いてください。

【事実】遅れの理由：部品の入荷遅れ。新しい納品日：12月5日
【相手との関係】5年来の取引先。担当者とは話しやすい関係
【伝えたいこと】誠実に謝る。言い訳がましくしない。今後の対策を一言入れる
【出力形式】トーンを変えた2案（丁寧め／ややくだけた）
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注意：お詫びや契約に関わるメールは、事実と約束の内容を必ず自分で確かめます。生成AIが気をきかせて、実際には決めていない補償や約束を書き足すことがあるからです。

企画書・提案書：骨組みに時間をかける

企画書や提案書は、いきなり本文を書かせるより、骨組みづくりに生成AIを使うと効果が大きくなります。

手順1：骨組みを複数出してもらう

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あなたはBtoBの企画書づくりに慣れたコンサルタントです。

【目的】社内の役員会で、問い合わせ対応へのチャットボット導入を承認してもらいたい
【読み手】役員5名。費用対効果と、失敗したときのリスクを気にしている
【材料】
– 問い合わせは月約1,200件、うち約6割がよくある質問
– 担当は3名で、残業が月平均20時間
【出力形式】企画書の構成案を2パターン。各パターンは見出し6〜8個と、各見出しで書く内容を一行で
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手順2：選んだ構成で、本文を書いてもらう

骨組みが決まったら、見出しごとに本文を頼みます。数字や社内の事情は、人が材料として渡します。生成AIに数字を考えさせるのではなく、自分たちの数字を渡すのがコツです。

手順3：反対の立場から読ませる

仕上げの前に、生成AIに「突っ込み役」をさせると、資料の弱いところが見えます。

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あなたは慎重な財務担当の役員です。次の企画書を読んで、
承認する前に必ず聞きたい質問を5つ挙げてください。
答えが企画書に書かれていない質問には印をつけてください。

【企画書】（ここに貼り付け）
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出てきた質問のうち、答えが書かれていないものを補えば、会議で詰まることが減ります。この「反論チェック」は、提案書や稟議書でも使える便利な使い方です。

スライドにするとき

構成と本文ができたら、「1枚1メッセージで、スライド10枚分の見出しと要点にして」と頼むと、スライドの骨組みになります。業務アプリ組み込み型のツール（第2回のタイプ2）なら、文書からスライドの下書きをつくる機能を持つものもあります。デザインと最終的な図表は、人が仕上げます。

議事録：文字起こしから「決まったこと」を取り出す

会議の議事録は、時間がかかるわりに後回しにされがちな仕事です。生成AIを使うと、次の流れで大きく時間を減らせます。

1. 録音・文字起こし：会議ツールの文字起こし機能や、議事録専用のツールで文字にする（参加者に録音することを伝え、了承を得る）
2. 整理：文字起こしを生成AIに渡し、決まったこと・次にやること・保留になったことに分けてもらう
3. 確認：担当者が、決定事項と期限が正しいかを確かめてから共有する

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次の【文字起こし】から、議事録をつくってください。

【出力形式】
1. 会議の目的（1行）
2. 決まったこと（箇条書き）
3. 次にやること（表：内容／担当／期限）
4. 保留・次回に持ち越したこと（箇条書き）

【条件】
– 文字起こしにない内容は書かない
– 担当や期限が発言から読み取れない場合は「未定」と書く

【文字起こし】
（ここに貼り付け）
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「読み取れない場合は未定と書く」という条件が大事です。これがないと、生成AIがそれらしい担当者や期限を補ってしまうことがあります。

議事録づくりを専用ツールでまとめて行いたい場合は、AI議事録ツールおすすめで比べています。

社内文書：マニュアル・お知らせ・FAQ

社内向けの文書は、影響が比較的小さく、読めば正しさを確かめやすいので、生成AIを積極的に使いやすい分野です（第1回の「どんどん任せる」に近いマス）。

• マニュアル：作業の手順を箇条書きで渡し、「新人が読んで迷わない手順書にして。つまずきやすい点には注意書きを」と頼む
• お知らせ：決まったこと（日時、対象、やること）を渡し、「社内チャットに投稿する300字のお知らせに」と頼む
• よくある質問（FAQ）：過去の問い合わせのメモを渡し、「よくある質問と答えを10組に整理して。答えが材料から分からないものは空欄に」と頼む

仕上げ：推敲と校正に使う

自分で書いた文章を直してもらうのも、生成AIの得意な使い方です。

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次の文章を、意味を変えずに読みやすく直してください。
直した箇所と理由を、最後に箇条書きで示してください。

【文章】（ここに貼り付け）
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「直した箇所と理由を示して」と頼むと、どこが変わったかが分かり、意味が変わっていないかを確かめやすくなります。誤字脱字の確認、言葉づかいの統一（「です・ます」調にそろえる、など）、専門用語を分かりやすく言い換える、といった頼み方もできます。

社外に出す前のチェックリスト

生成AIの手を借りた文章を社外に出す前に、次の7点を確かめる習慣をつけましょう。チームで共有しておくと、品質がそろいます。

7つ目が一番大切です。「AIが書いたので」は、社外の相手には通じません。自分の名前で出す文章として読み直し、説明できない部分があれば直しましょう。

表や図の下書きにも使える

文章だけでなく、資料に入れる表や図の「下書き」にも使えます。

• 比較表：「AとBとCを、費用・期間・メリット・注意点で比べた表にして」と頼むと、表の骨組みができます。中身の数字は自分たちで確かめて埋めます。
• 手順の図：「この業務の流れを、5つのステップの箇条書きにして」と頼めば、そのまま図にしやすい形になります。
• グラフの読み取り：数字の表を渡して「この表から言えることを3つ、言えないことを1つ」と頼むと、グラフに添える説明文のたたき台になります。「言えないこと」も聞くと、言い過ぎを防げます。

よくある誤解

誤解1「生成AIが書いた文章は、そのまま使える」

社内メモなら下書きのまま使える場面もありますが、社外に出す文章、数字や約束を含む文章は、必ず人が確かめて仕上げます。生成AIの文章には、どこか型にはまった言い回しが残りやすいので、最後に自分の言葉に整えると、相手に伝わる文章になります。

誤解2「全部AIに書かせると、自分の文章力が落ちる」

使い方次第です。骨組みは自分で考え、肉付けを手伝わせる。直してもらうときは「理由」も出させる。こうすると、生成AIは文章のコーチにもなります。

実務ではこう使う：時間を測ってみる

文章の仕事に生成AIを使い始めたら、「これまでの時間」と「生成AIを使った時間」を一度測ってみてください。たとえば、1通のお詫びメール、1本の議事録、1つの企画書の構成案で比べます。

この記録は、第8回で「効果の測り方」を考えるときの材料になります。他社が文章の仕事でどれくらい時間を減らしたかは、法人向け生成AIの成功事例が参考になります。記事やブログの量産に使いたい場合は、AIライティングツールおすすめも比べてみてください。

この回のまとめ

• 文章の仕事は「骨組み→肉付け→仕上げ」の3段階で頼む。方向を決めるのは人
• メールは、事実・相手との関係・伝えたい気持ちを材料に、複数案を出してもらう。約束や補償が書き足されていないか確かめる
• 企画書は骨組みに時間をかけ、数字は自分たちのものを渡し、反対の立場から質問させて弱点を補う
• 議事録は「文字起こし→整理→確認」。分からない担当や期限は「未定」と書かせる
• 推敲を頼むときは「直した箇所と理由」も出させる

確認テスト

次回予告

次回は、調べもの・長い資料の要約・表やExcelのデータ整理で生成AIを使う方法を学びます。「調べものに使うときの、出典の確かめ方」が大きなテーマです。

参考資料

• AI事業者ガイドライン（第1.1版）（総務省・経済産業省、2025年3月28日）。AI利用者には、出力の精度とリスクを理解したうえで使い、出力を事業判断に使う場合は責任を持つことが求められています。
• 確認日：2026年11月12日