メディアリレーションと取材対応：記者との関係づくりと、取材の受け方｜PR・広報入門 第4回

メディアリレーションの流れ

図1は、メディアリレーションの基本の流れです。

1. 調べる：どのメディアの、どの記者が、どんな分野の記事を書いているかを調べます。記者が最近書いた記事を読むと、関心のある話題や切り口が分かります。
2. つながる：担当分野に合う情報を届けます。リリースだけでなく、「こんなデータがあります」「この分野に詳しい社員がいます」といった情報提供も役に立ちます。
3. 役に立つ：取材の相談や問い合わせには、できるだけ早く、正確に答えます。答えられないことは、その理由を伝えます。
4. 続ける：記事が出たあとも関係は続きます。記事にならなかったときも、次の機会に役立つ情報を届けます。

記者の異動は珍しくありません。担当が変わったら、後任の記者にもあいさつをし、これまでの経緯を引き継げるようにしておきます。誰に、いつ、何を届け、どんな反応があったかは、社内で記録しておくと、担当者が変わっても関係を保ちやすくなります。

記者に喜ばれること・困られること

図2は、記者に喜ばれることと、困られることをまとめたものです。

喜ばれること

• 担当分野に合った情報：記者の関心に合った情報は、それだけで価値があります。
• すぐ返ってくる回答：記者には締め切りがあります。返事が遅れると、記事に間に合わないことがあります。
• 材料がそろっていること：データ、写真、話を聞ける人がそろっていると、記事を書きやすくなります。
• 締め切りへの配慮：記者の締め切りの時間帯を避けて連絡する、急ぎのときに素早く対応する、といった配慮です。

困られること

• 担当外の一斉送信：関係のない情報が大量に届くと、大事な情報が埋もれてしまいます。
• 「記事になりましたか」の催促：記事にするかどうかは記者が判断します。何度も催促すると、関係を損ないます。
• 掲載前の原稿確認の強い要求：後で詳しく説明します。
• 問い合わせ先がつながらない：事実を確かめられないと、記事にできません。

取材を受けるときの手順

記者から取材の依頼が来たときの基本の手順は、図3のとおりです。

①受け付ける

まず、媒体の名前、記者の名前と連絡先、締め切りを確かめます。電話で依頼が来たときも、慌ててその場で答えず、「確認して折り返します」と伝えて構いません。

②目的を確かめる

どんな記事のための取材なのか、何を聞きたいのか、ほかに誰に取材しているのか、写真や映像の撮影はあるのか、などを確かめます。記事の全体像が分かると、誰が答えるべきか、どんな資料が必要かが判断できます。

③準備する

話す人（社長、開発の担当者など）を決め、資料をそろえ、聞かれそうな質問と答えを用意します。京都大学のプレスリリースの手引きでも、記者への説明の場では、誇張や紛らわしい発言を避け、微妙な質問には想定問答集を用意しておくことが勧められています。話す人には、取材の目的と、話してよいこと・話せないことを事前に伝えておきます。

④当日に話す

当日は、事実と意見を分けて、短く、分かりやすく話します。専門用語は、業界の外の人にも分かる言葉に置き換えます。数字や固有名詞は、その場で曖昧に答えず、確かめてから後で送ります。

⑤掲載後

記事が出たら、掲載日、媒体、内容を記録します。記者へのお礼も伝えます。もし事実の誤りがあった場合は、感情的にならずに、どこが、どう違うのかを根拠とともに伝え、訂正をお願いするかどうかを社内で相談します。なお、記事の著作権は新聞社などの媒体にあるので、自社サイトなどに記事をそのまま転載するときは、媒体の許可が必要です。

取材で気をつけたいこと

図4は、取材の場で迷いやすいことと、その考え方をまとめたものです。

オフレコ

「ここだけの話（オフレコ）」として話したことでも、書かれないという保証はありません。記者との関係や媒体の方針によって扱いが違ううえ、認識のずれも起こります。広報の担当者は、「話したことは、すべて書かれる可能性がある」という前提で話し、言えないことは最初から言わないようにします。

記事の事前確認

「掲載前に原稿を見せてほしい」と求める会社は少なくありません。しかし、記事の内容や表現を決めるのは記者と編集部です。日本新聞協会の新聞倫理綱領も、報道は外部からの干渉を排し、正確で公正であるべきだという考え方を示しています。原稿の確認に応じるかどうかは媒体や記事によって違い、応じる場合も、数字や固有名詞などの事実関係の確認に限られることが多いと考えておきます。原稿の確認を取材の条件にするような強い要求は、記者との関係を損ないます。

その代わりに、取材の場で誤解が生まれないよう、大事な数字や名称は資料にして渡し、取材のあとに「補足の資料です」と送ることで、正確さを高められます。

他社・競合の話

「競合の〇〇社と比べてどうですか」と聞かれることがあります。他社のことを推測で語ったり、悪く言ったりすると、記事になったときに問題になることがあります。自社のことに絞って答えます。

記者発表会と個別の取材

記者に情報を伝える方法には、多くの記者を集めて一度に発表する 記者発表会（記者会見）と、1人の記者と話す 個別の取材 があります（図5）。

記者発表会は、多くの記者に同時に伝えられる一方、会場や資料の準備、出席者の調整など、手間と費用がかかります。新商品を実際に見たり、試したりできる場面があると、記者にとって参加する価値が高まります。ただし、ニュースとしての価値が十分でないと、記者が集まらないこともあります。

個別の取材は、1人の記者と深く話せるので、記者と一緒に切り口を考えたり、背景を詳しく説明したりできます。ほかの媒体と違う、独自の記事になりやすいのも特徴です。中小企業や、ニュースの規模が大きくない場合は、記者発表会より、関心の合う記者に個別に情報を届けるほうが、成果につながりやすいことがあります。

取材を断るとき、答えられないとき

取材の依頼には、必ず応じなければならないわけではありません。話題が自社の方針と合わない、話せる人の都合がつかない、まだ公表できない情報に関わる、といった理由で断ることもあります。そのときは、次の点を意識します。

• 早く伝える：記者は、ほかの取材先を探す必要があります。断るなら、できるだけ早く伝えます。
• 理由を伝える：「まだ公表前のため、現時点ではお答えできません」のように、言える範囲で理由を伝えます。
• 代わりを示す：「この部分なら資料をお送りできます」「来月の発表のあとなら取材をお受けできます」など、できることを示すと、関係が続きます。

「ノーコメント」とだけ答えると、何かを隠していると受け取られることがあります。とくに、自社に関わる問題についての問い合わせでは、答えられない理由を伝えることが大切です。この点は、第6回の危機管理広報でも詳しく扱います。

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地域や業界のメディアとの関係づくり

全国紙やテレビに取り上げてもらうことだけが、メディアリレーションではありません。中小企業や地域の店にとっては、地方紙の支局、地域の放送局、業界紙・専門誌の記者との関係が、もっとも大切になることがよくあります。

地域や業界のメディアの記者は、その地域や業界のことを継続して取材しています。一度関係ができると、新しい取り組みを始めたとき、業界の動きについてコメントがほしいとき、地域の話題を探しているときなどに、声をかけてもらえることがあります。

関係づくりの第一歩は、その媒体の記事を日ごろから読むことです。どんな話題を、どんな切り口で取り上げているかが分かると、届けるべき情報も見えてきます。

オンラインでの取材

最近は、オンライン会議の仕組みを使った取材も増えています。移動の手間がない一方、表情や雰囲気が伝わりにくい、通信が不安定になる、といった難しさもあります。オンラインで取材を受けるときは、次の準備をしておきます。

• 通信環境と、カメラ・マイクを事前に確かめる
• 画面に映る背景に、見せてはいけない資料などがないかを確かめる
• 説明に使う資料は、画面で共有するか、事前に送っておく
• 録画や録音をするかどうかを、記者と確かめておく

話す人を決め、社内で準備する

取材で話す人を スポークスパーソン と呼ぶことがあります。社長が話すのか、担当の役員や開発者が話すのかは、話題によって決めます。大切なのは、誰が話すかを社内で決めておき、話す人が取材に慣れていない場合は、事前に練習の時間をとることです。

また、取材を受けたことは、関係する部署に共有しておきます。記事が出たあとに、顧客や取引先から問い合わせが来ることがあるからです。営業やサポートの担当者が記事の内容を知らないと、対応に困ってしまいます。

実務ではこう使う

記者との関係は、次のような表で記録しておくと、担当者が変わっても引き継げます（内容はすべて架空の例です）。

表は、取材の連絡が来たときにも役立ちます。前回のやりとりを確かめてから話せば、記者にとっても話が早く進みます。なお、記者の連絡先などの個人情報は、社内のルールに沿って扱います。

この回のまとめ

• メディアリレーションは、記者の仕事の役に立つ情報源になり、信頼される関係を保つこと
• 調べる→つながる→役に立つ→続ける。誰に何を届けたかを記録し、担当が変わっても関係を保つ
• 取材は、受け付け→目的の確認→準備→当日→掲載後の手順で進める
• オフレコでも書かれる前提で話す。記事の内容を決めるのは記者。数字は確かめてから送る
• 記者発表会と個別の取材を、話題の大きさと目的で使い分ける

確認テスト

次回予告

第5回は「オウンドメディア・SNSでの発信とBtoBのPR」です。報道だけに頼らず、自社で発信して信頼を積み上げる方法と、BtoBの会社らしいPRの型を学びます。

参考資料

• 京都大学 学術研究支援室・総務部広報課「研究成果発表『虎の巻』－プレスリリース編－ Ver.4.1」（2017年5月29日版） https://www.kura.kyoto-u.ac.jp/assets/pr-manual_ver_4_1.pdf （確認日：2026年11月13日）
• 日本新聞協会「The Canon of Journalism（新聞倫理綱領）」（2000年6月21日制定） https://pressnet.or.jp/english/about/canon （確認日：2026年11月13日）