共催ウェビナーを企画・実施する｜候補評価表・打診文・役割分担表付きの実務キット

ステップ2　打診する

打診は、相手にとっての得から書きます。「一緒にやりませんか」ではなく、「御社のお客様にもこういう悩みがあり、両社で話すと答えがそろう」「当社のリスト◯件にも告知できる」という形です。メールに1枚の企画資料を添えると、相手が社内で相談しやすくなります。

手順

• テーマ案・対象・日程の候補・両社の役割のたたき台を、1枚資料にまとめた
• 自社が出せるもの（リスト件数、配信ツール、司会、過去の実績）を書いた
• 打診メールを送った（紹介者がいる場合は紹介をお願いした）
• 返事がない場合、1週間後に一度だけ短い確認を送った
• 初回の打ち合わせで、テーマ・日程・役割の大枠を決めた

AIでやるなら

次の内容で、共催ウェビナーの打診メールと、添付する1枚の企画資料の文章を作ってください。

# 情報
- 自社：［会社名・商材］
- 相手：［会社名・商材］
- 両社に共通するお客さん：［業種・規模・役職］
- お客さんの悩み：［　］
- テーマ案：［　］
- 自社が出せるもの：［例：メールリスト約3,000件、Zoomウェビナー、司会、申込ページの作成］
- 日程の候補：［　］

# 打診メール
- 件名は30字以内。本文は400字以内
- 1段落目で「相手のお客さんにとっての得」を書く
- 2段落目で、自社が出せるものを具体的に書く
- 最後は「まずは30分ほどお話しできませんか」で締める

# 1枚の企画資料
見出し：背景／テーマ案と対象／当日の構成（60分）／役割分担の案／告知の計画／リードの扱い（案）／スケジュール

判断の基準

• 最初の打診では、リードの扱いは「案」として軽く触れるだけにし、細かい取り決めは打ち合わせで決めます。最初から条件を並べると、相手が身構えます。
• 断られても、理由を聞いておくと次の候補選びに役立ちます。

ステップ3　役割とルールを決める

共催でいちばんもめるのが、役割の抜けとリードの扱いです。打ち合わせで、次の項目をすべて決め、メールか覚書で残します。

リードの共有について：申込者の情報を共催先に渡すことは、個人情報保護法でいう第三者提供にあたる場合があります。申込フォームで「共催各社に情報を提供すること」とその利用目的を示し、同意を得る形にしておくのが一般的です。具体的な文言や扱いは、両社の法務・個人情報の担当に確認してください。

手順

• 役割分担表を両社で埋め、抜けがないか確かめた
• 合意事項チェックリストの全項目を決めた
• 申込フォームの同意文を、両社の担当に確認してもらった
• 決めたことを議事録か覚書にして、両社で共有した
• 連絡窓口（各社1名）と連絡手段を決めた

判断の基準

• 「なんとなく相手がやると思っていた」タスクが一番危ないです。役割分担表は、空欄が1つもない状態にしてから進みます。
• リードの扱いで折り合わないときは、「申込フォームで、どちらの会社の案内を希望するか本人に選んでもらう」形にすると公平です。

ステップ4　共同告知する

告知の文面は1つにそろえ、両社が同じ内容で発信します。文面がずれると、申込者が混乱したり、片方の会社の宣伝に見えたりします。告知の日程も両社で合わせ、どちらかの告知が手薄にならないようにします。

手順

• 共通の告知文（告知ページ・メール・SNS）を作り、両社で確認した
• 両社の告知スケジュール（メール・SNS・営業からの声かけ）を表にした
• 申込状況を週1回、両社で共有した（どちらの告知から来たか分かるよう、URLに印を付ける）
• 集客が足りない場合の追加策を、2週間前に話し合った

AIでやるなら

次の共催ウェビナーについて、両社が同じ文面で使える告知文を作ってください。

# 情報
- タイトル：［　］　日時：［　］　参加無料・オンライン
- 共催：［A社］×［B社］
- 対象：［　］
- 第1部：［A社の登壇者・内容］　第2部：［B社の登壇者・内容］
- 持ち帰れること：［3つ］
- 申込URL：［　］

# 作ってほしいもの
1. 告知ページ本文（両社の役割が公平に見える書き方。600字）
2. 告知メール（件名3案、本文400字。「［会社名］から送る」部分を差し替えられるようにする）
3. SNS投稿2案（各140字以内）

# 条件
- 2社の紹介の分量をそろえる
- 「この組み合わせだから分かること」を1文入れる
- 誇張表現は使わない

判断の基準

• どちらの告知から何件来たかを測れるよう、申込URLに会社ごとの印（パラメータ）を付けておきます。次の共催を決める材料になります。

ステップ5　開催する

当日の進め方は自社ウェビナーとほぼ同じですが、2社の切り替えが増えます。リハーサルは両社そろって1回行い、画面共有の受け渡しと時間配分を確かめます。

手順

• 両社そろってリハーサルをした（画面共有の切り替え、音声、時間）
• 司会が、両社の紹介を同じ分量でした
• アンケートに「どちらの会社の話をもっと聞きたいか」「案内を希望する会社」の設問を入れた
• 終了後すぐに、参加者リストとアンケートを書き出した

判断の基準

• 時間が押したときに削る部分を、各社1つずつ事前に決めておくと、片方の持ち時間だけが減ることを防げます。

ステップ6　リードを分配し、フォローし、振り返る

ルールどおりにリードを共有し、それぞれがフォローします。2〜3週間後に、両社の数字（申込の出どころ、参加率、商談化）を並べて振り返り、次も組むかを決めます。

手順

• 同意を得た申込者の情報だけを、決めた方法（パスワード付きファイル、共有フォルダなど）で共有した
• フォローの順番どおりに連絡した（同じ人に同じ日に2社から連絡しない）
• 2〜3週間後に、両社の数字を振り返りシートで突き合わせた
• 次の共催をやるか、テーマや役割をどう変えるかを話した

AIでやるなら

次は共催ウェビナーの結果です（個人情報は含みません）。
- 申込：A社経由［　］件、B社経由［　］件
- 参加：［　］件　参加率：［　］%
- アンケートの満足度：［　］　自由回答：［要約を貼る］
- 商談化：A社［　］件、B社［　］件

1. 両社それぞれにとっての成果を3行でまとめる
2. うまくいった点・改善点を各3つ
3. 次回も同じ相手と組む場合のテーマ案を2つ
4. 別の共催先を探す場合、どんな業種が良さそうか
を出してください。

判断の基準

• 次も組むかは、商談化の数だけでなく、「準備が気持ちよく進んだか」も大事です。やり取りが重かった相手とは、2回目はさらに重くなりがちです。

進め方の例：給与計算の会社と組んだ場合（架空のケース）

勤怠管理システムを売る「株式会社サンプル」が、給与計算クラウドの「株式会社サンプル給与」と共催ウェビナーを開いた流れです。

自社だけのウェビナーでは届かなかった、給与計算の担当者という新しい層に届いたことが一番の成果でした。両社とも次回の開催を決め、テーマを「年末調整の前にやっておくこと」に変えて続けています。

よくある質問

競合に近い会社と組んでもいいですか

同じ予算を取り合う会社とは、組まないほうが無難です。お客さんから見て「どちらかを選ぶ」関係だと、当日の話も、終わったあとのフォローもぎくしゃくします。

費用はどう分ければいいですか

ツール代はそれぞれの負担、広告を出す場合は折半、という形が多いです。どちらかの負担が大きくなる場合は、リードの扱いや登壇の順番で調整します。決めたことは必ず記録に残します。

3社以上で組むのはどうですか

集客は増えますが、調整の手間が大きく増え、1社あたりの持ち時間も短くなります。はじめは2社で1回やり、うまく回ったら3社目を検討するのがおすすめです。

リードを共有せずに開くことはできますか

できます。その場合は、申込フォームで「案内を希望する会社」を本人に選んでもらい、希望した会社だけが連絡する形にします。リードの共有に慎重な会社とも組みやすくなります。

共催ならではの決めごとを、AIで漏れなく洗い出す

共催では、自社だけのウェビナーにはない決めごとが増えます。合意事項チェックのシートを埋める前に、AIに自社と相手の状況を伝え、確認すべき点を洗い出させると、打ち合わせでの聞き漏れが減ります。

あなたはBtoB企業のマーケティング担当です。
次の2社で共催ウェビナーを開きます。開催前に両社で決めておくべきことを、
「集客」「当日の進行」「申込者の情報の扱い」「費用」「開催後」の5つに分けて、
質問の形で書き出してください。各分野5問以内にしてください。

自社：［会社名・商材・自社のリスト件数］
共催先：［会社名・商材・相手のリスト件数］
テーマ：［ウェビナーのテーマ］
開催予定日：［日付］

最後に、特に揉めやすい点を3つ挙げ、それぞれ決め方の例を添えてください。

AIが出した質問は、そのまま相手に送るのではなく、合意事項チェックのシートに転記して、打ち合わせで1つずつ埋めていきます。申込者の情報の扱いは、自社と相手のプライバシーポリシーの範囲で決める必要があるため、最後は両社の担当部署に確認してもらいます。

相手先とのやりとりの目安

連絡の窓口は、両社とも1人ずつに決めておきます。窓口が複数いると、決まったことが片方にしか伝わらない、ということが起きやすくなります。

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開催前の最終チェック

• 合意事項チェックのシートに空欄がないか
• 申込フォームの同意文を、両社の担当部署が確認したか
• 告知文の日時・URL・登壇者名が、両社の告知で一致しているか
• 当日の進行役と、トラブル時の判断者が決まっているか

共催を続けるためのコツ

共催ウェビナーは、1回で終わらせず、同じ相手と2回、3回と続けるほど効果が上がります。お互いの読者に名前が知られ、告知への反応もよくなるからです。続けるために、次の点を意識します。

1. 数字は正直に共有する：申込数や商談数を、良くても悪くてもそのまま伝えます。片方だけが得をしていると感じると、次回の話が進みません。
2. 相手の得を先に考える：相手のお客さんにとって役立つテーマかどうかを、企画の段階で確かめます。
3. 振り返りの場で次の日程を決める：「また今度」で終わらせず、次回のテーマの候補と時期の目安まで決めておきます。

振り返りシートに両社の数字と気づきを残しておけば、担当者が替わっても関係を引き継げます。

テーマの決め方：2社の「間」にある悩みを選ぶ

共催のテーマは、どちらか一方の商材の話ではなく、両社のお客さんが共通して抱える悩みから選びます。例えば勤怠管理と給与計算なら「月末の締め作業」、営業支援とマーケティング支援なら「リードの受け渡し」です。AIに両社の商材とお客さんを伝え、「両方のお客さんが同時に困っている場面」を10個挙げさせると、候補が出しやすくなります。

テーマが決まったら、当日の構成も2社で役割を分けます。前半を課題の整理、後半をそれぞれの解決策という流れにすると、売り込みの印象が薄れ、参加者の満足度も上がります。

よくある失敗と対策

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• イベント管理システムおすすめ：申込者を両社で管理しやすいツールの比較です。
• イベント管理システムの成功事例：集客から商談化までを効率化した会社の事例です。
• BtoBマーケティング入門：共催を含めた集客の全体像を学べます。
• PR・広報入門：共催の告知を、メディアにも届く形にする考え方です。

まとめ

共催ウェビナーは、共催先を選ぶ→打診→役割とルール→共同告知→開催→分配・フォロー・振り返りの6ステップです。新しい見込み客に届く強い手段ですが、成否は準備の前半で決まります。特に、役割分担表を空欄なしで埋めることと、リードの共有に必要な同意を申込フォームで取ることの2つは、告知を始める前に必ず済ませてください。候補の洗い出しや打診文、共同の告知文はAIで下書きを作り、人は「相手にとっての得」を考えることに時間を使いましょう。