自社ウェビナーをAIで準備して開催する｜進行表・文面テンプレ付きの実務キット

ステップ2　告知を準備する（45〜30日前）

告知ページ、申込フォーム、告知文をそろえます。告知ページは「参加すると何が分かるか」「誰向けか」「登壇者」「日時・参加方法」「申込ボタン」があれば十分です。

手順

• 告知ページを作った（タイトル・対象・持ち帰れること3つ・登壇者・日時・申込ボタン）
• 申込フォームの項目を決めた（会社名・氏名・メール・部署・役職・関心のあること）
• 申込フォームに、案内メールの受け取りと個人情報の扱いについての同意欄を入れた
• 告知メール・SNS投稿・社内向け紹介依頼文を、テンプレートから作った
• 申込完了メール（参加URL・日時・カレンダー登録）を設定した

AIでやるなら

次のウェビナーの告知文を作ってください。

# ウェビナー情報
- タイトル：［　］
- 日時：［　］　形式：オンライン（参加無料）
- 対象：［　］
- 持ち帰れること：［1.　2.　3.　］
- 登壇者：［名前・肩書・ひとこと経歴］
- 申込URL：［　］

# 作ってほしいもの
1. 告知ページの本文（見出し＋本文。600字程度）
2. 告知メール（件名を3案、本文は400字程度、申込ボタンの文言も）
3. SNS投稿（X用140字以内を2案、LinkedIn/Facebook用300字を1案）
4. 社内の営業向け「お客様に紹介してほしい」依頼文（200字）

# 条件
- 参加者にとっての得を先に書く。自社の宣伝は最後に一言だけ
- 誇張表現（必ず、絶対、No.1など根拠のない言葉）は使わない
- 件名は30字以内

判断の基準

• 申込フォームの項目は多すぎると申込が減ります。必須は会社名・氏名・メール・役職まで、関心はプルダウンで1つ選んでもらう程度にします。
• メールの件名は「何が分かるか」を入れます。「【無料ウェビナー】〇〇」だけの件名は開封されにくいです。

ステップ3　集客する（30〜1日前）

集客は、1つの手段に頼らず、複数を少しずつ重ねるのがコツです。自社のメールリスト、SNS、社内の営業からの紹介、必要なら広告。進行表のタスクに沿って、週1〜2回ずつ打っていきます。

手順

• 申込数を週1回、リード管理表に更新した
• 目標に届かない場合の追加策（営業からの個別声かけ、広告、共催先への相談）を決めた
• 申込者の会社名・役職を見て、来てほしい人が来ているか確かめた

判断の基準

• オンラインのウェビナーは、申込者のうち当日参加するのは半分前後になることが多いです。参加目標から逆算して、申込目標はその2倍程度にしておきます。
• 申込が多くても、来てほしい人でなければ商談にはつながりません。数より、役職・業種の合い具合を見ます。

ステップ4　当日を準備する（14〜0日前）

スライドと台本をそろえ、リハーサルを1回やります。オンラインは「話している人以外が何をするか」を決めておくと、当日慌てません。司会、登壇者、裏方（チャット・Q&A・トラブル対応）の3役を分けます。

手順

• スライドを作った（最初の3分で「今日分かること」を見せる）
• 台本テンプレートで、司会のオープニング・つなぎ・クロージングを書いた
• Q&Aでよく出そうな質問を5つ用意し、回答を準備した
• アンケートを作った（満足度・役に立った点・次の一歩の希望・相談したいこと）
• 前日までにリハーサルをした（音声・画面共有・アンケートURLの表示）
• リマインドメール（7日前・前日・1時間前）を予約した

AIでやるなら

次のウェビナーの、司会用の台本と想定Q&Aを作ってください。

# 情報
- タイトル：［　］　時間：60分
- 構成：［例：0-5分 オープニング／5-40分 本編／40-50分 事例と自社サービス紹介／50-60分 Q&A・案内］
- 登壇者：［　］　司会：［　］
- 終わったあとの次の一歩：［例：無料個別相談の申込］
- アンケートURL：［　］

# 作ってほしいもの
1. 司会の台本（オープニング、登壇者紹介、本編へのつなぎ、Q&Aの進め方、クロージング）。話し言葉で
2. 想定される質問10個と、回答の要点（各100字）
3. 時間が押したときに削る部分と、早く終わったときに足す話題

# 条件
- オープニングで「今日わかること」と「最後にアンケートでご案内があること」を伝える
- クロージングでは、次の一歩を1つだけ案内する

判断の基準

• アンケートは、終了の5分前に画面とチャットでURLを出します。終わってから出すと回答率が大きく下がります。
• Q&Aに質問が来ないときのため、「よくいただく質問」として司会から1〜2問用意しておきます。

ステップ5　開催する（当日）

手順

• 開始30分前に、登壇者・司会・裏方が接続し、音声と画面共有を確かめた
• 開始時に、録画・アンケート・Q&Aの使い方を案内した
• 裏方がチャットとQ&Aを見て、質問を整理して司会に渡した
• 終了5分前にアンケートURLを出した
• 終了後すぐに、参加者リスト（視聴時間つき）を書き出した

判断の基準

• トラブル（音声が途切れる、スライドが映らない）は、裏方がチャットで状況を伝えるだけで参加者の離脱が減ります。黙って直すより「いま直しています」と伝えます。

ステップ6　フォローする（当日〜14日後）

ウェビナーの成果は、ここで決まります。参加者には当日中、欠席者には翌日までにお礼とアーカイブを送り、アンケートで「相談したい」と答えた人には、営業が2営業日以内に連絡します。

手順

• 参加・欠席・アンケート結果をリード管理表に入れた
• お礼メール（参加者向け・欠席者向け）を送った
• 「相談したい」の人を営業に渡し、連絡日を管理表に入れた
• アンケートの自由回答をまとめ、次回の改善点を3つ決めた
• 申込数・参加率・満足度・商談化数を記録した

AIでやるなら

次のウェビナーの、開催後のフォローメールを3種類作ってください。

# 情報
- タイトル：［　］　開催日：［　］
- 資料URL：［　］　アーカイブURL：［　］（公開期限：［　］）
- 次の一歩：［例：30分の無料個別相談（申込URL：　）］

# 作ってほしいもの
1. 参加者向けのお礼（アンケート回答済みの人）
2. 参加者向けのお礼（アンケート未回答の人。回答のお願いを入れる）
3. 欠席者向け（アーカイブ視聴の案内）

# 条件
- 件名は30字以内、本文は300〜400字
- 当日の内容の要点を3行で振り返る
- 次の一歩の案内は1つだけ。押し売りにならない書き方で
- 配信停止の案内を末尾に入れる

次はウェビナーのアンケート結果（自由回答を含む）です。
1. 満足度と回答の傾向を3行でまとめる
2. 評価された点・不満だった点をそれぞれ3つ
3. 「相談したい」「詳しく聞きたい」と書いた人の関心ごとを分類
4. 次回の改善点を3つ、優先度順に
を出してください。個人名や会社名は出力に含めないでください。

［アンケート結果を貼る（氏名・メールの列は消してから）］

判断の基準

• AIに参加者リストを貼るときは、氏名・メールアドレスなどの個人情報の列を消してから貼ります。社内のAI利用ルールも確かめてください。
• 商談化を早く測るため、「相談したい」と答えた人のうち何人に連絡し、何人が商談になったかを管理表で追います。

進め方の例：初めて自社ウェビナーを開く会社の場合（架空のケース）

社員60名のBtoB企業「株式会社サンプル」が、このキットで初めての自社ウェビナーを開いた流れです。マーケ担当1名、登壇はカスタマーサクセスの責任者、司会と裏方はマーケと営業アシスタントが分担しました。

振り返りでは「営業経由の申込者は参加率が高い」「アンケートを終了5分前に出したことで回答率が上がった」ことが分かり、次回は営業からの声かけを増やすことにしました。

よくある質問

何人くらい集まれば成功ですか

人数より、来てほしい人が何人来て、何人が次の一歩に進んだかで判断します。BtoBでは参加30〜50人でも、商談が数件生まれれば十分な成果です。

アーカイブ（録画）は公開したほうがいいですか

欠席者向けに期間を区切って公開するのがおすすめです。申込者の半分前後は当日来られないことが多いので、アーカイブで接点を残せます。誰でも見られる形にするより、申込者だけに送るほうが、次の案内につなげやすくなります。

毎月開くのは大変です。頻度はどれくらいがいいですか

最初は2〜3か月に1回で十分です。このキットの文面テンプレートとプロンプトを自社用に直しておけば、2回目以降の準備時間は半分ほどになります。

AIで作った告知文をそのまま使ってもいいですか

下書きとしては十分使えますが、日時・URL・登壇者の肩書きなどの事実と、誇張した表現がないかは必ず人が確かめてから送ってください。

担当者別の動き方

少人数で回すときは、だれが何をするかを最初に決めておくと、直前に慌てずにすみます。社員数十名の会社でよくある分け方の例です。

1人で全部を抱えると、当日のトラブル対応と質問の拾い上げが同時にできません。最低でも「話す人」と「裏方」の2人に分けてください。

この記事の監修者に相談できます

監修者の田中磨生が代表を務める株式会社Abinで、ご相談をお受けしています。

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開催前日の最終チェック

• 配信URL・開始時刻・登壇者の肩書きが、告知ページ・リマインドメール・資料で一致しているか
• リハーサルで、画面共有・音声・カメラの切り替えを本番と同じ機材で試したか
• アンケートURLを短縮して、チャットにすぐ貼れるようにしてあるか
• 回線が落ちたときの代わりの担当者と、参加者への連絡文を決めてあるか
• 営業に、相談希望者の連絡ルール（だれが・いつまでに）を再確認したか

2回目以降を楽にする「型」の残し方

ウェビナーは、1回目がいちばん手間がかかります。終わったあとに次の3つを残しておくと、2回目からは準備がかなり軽くなります。

1. 自社用に直した文面テンプレート：告知メール、リマインド、お礼メールは、日時とテーマを差し替えるだけで使える形にして保存します。
2. 進行表の実績：各タスクに実際にかかった日数を書き残し、次回の期限の設定に使います。開催日を入れ直すだけで、期限が自動で並び直します。
3. 数字の記録：申込数、参加率、アンケート回答率、商談化数を振り返りシートに毎回残します。3回分たまると、どの告知が効いているかが見えてきます。

AIのプロンプトも、自社の商材や読者の説明を書き込んだ形で保存しておくと、毎回の説明が要らなくなり、出てくる文面の質もそろいます。

テーマ選びで迷ったときの考え方

テーマに迷ったら、営業がよく受ける質問から選ぶのが確実です。「他社とどう違うのか」「導入にどれくらいかかるのか」「失敗する会社はどこでつまずくのか」といった質問は、比べている段階の人が知りたいことそのものです。営業に過去1か月で多かった質問を5つ挙げてもらい、AIにテーマ案へ言い換えさせると、集客しやすく商談にもつながりやすい企画になります。

よくある失敗と対策

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まとめ

自社ウェビナーは、企画（誰に・何につなげるか）→告知→集客→当日の準備→開催→フォローの6ステップです。成果を分けるのは、企画段階で「次の一歩」と営業との約束を決めることと、終わった当日にフォローを送り切ることです。告知文・リマインド・台本・お礼メールはテンプレートとAIで下書きを作り、人は「誰に来てほしいか」と「何を持ち帰ってもらうか」を考えることに時間を使ってください。

まずは進行表に開催日を入れて、60日前のタスクから始めてみてください。