データを集めるしくみ：会計・SFA・業務システム・BIをつなぐ｜リアルタイム経営入門 第3回

つなぎ方は3段階で進める

データをつなぐというと、大きなシステムの構築を想像しがちです。しかし、最初から完璧なしくみを作る必要はありません。次の3段階で、少しずつ進めるのが現実的です（図3）。

段階1：手作業で、週1回集める

まずは、選んだ5〜10個の数字を、担当者が週に1回、決まった曜日にスプレッドシートに書き写すところから始めます。手作業ですが、次のよい点があります。

• お金も時間もほとんどかからない
• どの数字が本当に会議で使われるかを、実際に試しながら確かめられる
• 数字の定義のずれ（後で説明します）に、早い段階で気づける

この段階で数か月続けると、「この数字は毎週使う」「この数字は誰も見ていない」が分かります。それを確かめてからシステム化した方が、むだな投資を避けられます。

段階2：ツール同士をつなぐ

手作業で集める数字が固まったら、よく使う数字から自動にしていきます。多くのSFA、会計ソフト、広告の管理画面、アクセス解析のツールには、データを外に出したり、別のツールとつないだりする機能があります。BIツール（データを集めてグラフや表にするツール）の中には、こうしたツールに直接つないで、数字を定期的に更新できるものもあります。

この段階では、「毎週の手作業」を「自動で更新されるダッシュボード」に置きかえていきます。どのツールとつなげられるかは製品ごとに違うので、BIツールおすすめ比較などで確認してください。

段階3：データ基盤にまとめる

扱うデータの種類や量が増えてくると、ツール同士を1本ずつつなぐ方法では管理しきれなくなります。そこで、さまざまなシステムのデータを1か所に集めて保管するDWH（データウェアハウス）と、データを取り出して整え、DWHに入れるETLのしくみを作ります。BIツールは、DWHにある整ったデータを見せる役割になります。

この段階は、データの専門知識をもつ人や外部の支援が必要になることが多く、費用もかかります。ETL・DWHのしくみはBIとダッシュボード設計 第3回で詳しく扱っています。ツールを比べたい場合はDWHおすすめ比較やETLツールおすすめ比較も参考になります。

よくある誤解：「全部をデータ基盤に入れてから始める」

「まずは社内のデータをすべてDWHに集めよう」と始めると、何か月もかけて基盤を作ったのに、誰も使わない、ということが起きます。どの数字を、誰が、何のために見るかが決まっていないからです。使う数字を先に決め、手作業で試し、使われると分かった数字から自動化する、という順番が失敗しにくい進め方です。

早く集める前に、「定義」をそろえる

データを早く集められるようになっても、数字の意味が人によって違っていては、正しい判断ができません。リアルタイム経営でとくに問題になりやすいのが、数字の定義のずれです（図4）。

たとえば「今月の売上」という言葉でも、人によって次のように意味が違うことがあります。

• 営業部：今月受注した金額（契約が決まった金額）
• 経理部：今月請求した金額（会計の売上）
• 財務担当：今月入金された金額（実際にお金が入った額）

3つの数字はどれも正しいのですが、同じ会議で混ざると、「営業は目標達成と言っているのに、経理の数字は未達」といった混乱が起きます。

同じように、「商談」「問い合わせ」「顧客」なども、部署やツールによって数え方が違うことがあります。早く集めるしくみを作る前に、次の3点を1枚の表（データの定義表）にまとめておきます。

1. 名前：会議で使う数字の名前（例：「新規商談数」）
2. 定義：何を、いつの時点で、どう数えるか（例：初回の打ち合わせを実施した件数。実施日で数える。同じ会社の2回目以降は含めない）
3. 出どころ：どのシステムの、どの項目から取るか（例：SFAの「商談」で、段階が「初回訪問済み」以上のもの）

入力のルールを決める

入力の遅れを減らすには、いつまでに、何を入力するかのルールを決めます。たとえば「商談のあった日の翌営業日までに、結果と次の予定をSFAに入力する」といったルールです。

ルールだけでは守られないことも多いので、入力の手間を減らす工夫もあわせて行います。項目を必要なものだけに絞る、スマートフォンから入力できるようにする、会議でSFAの画面をそのまま使い、入力されていない商談は議論しない、などです。SFAの定着については、SFA・CRM活用の教科書の講座で詳しく扱っています。

数字ごとに「持ち主」を決める

データの定義表には、もう1つ持ち主（責任者）の欄を足しておくと運用が安定します。持ち主とは、その数字の定義を守り、数字がおかしいときに原因を調べる人です。たとえば「新規商談数」の持ち主は営業部長、「問い合わせ数」の持ち主はマーケティングの責任者、といった具合です。

持ち主がいない数字は、システムの設定が変わったり、入力のしかたが変わったりしても、誰も気づきません。ある週から急に数字が倍になり、調べたら集計の条件が変わっていただけだった、ということはよく起きます。持ち主を決めておけば、会議で数字に疑問が出たときに「誰が確かめるか」で迷いません。

また、顧客の名前や連絡先などの個人情報を含むデータを集めるときは、誰がどこまで見られるかの権限にも注意が必要です。経営が見る数字は、多くの場合、個人が特定できない集計値で十分です。

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速報値と確定値を使い分ける

確定の遅れには、速報値を使うことで対応します。速報値とは、確定前のおおよその数字です。

たとえば、月の途中の利益は、会計の締めまで正確には分かりません。しかし、売上の見込みと、主な費用（人件費・広告費・外注費など）の見込みが分かれば、おおよその利益は計算できます。この速報値を週次で見ておき、月末に確定値が出たら、ずれの大きさを確かめます（図5）。

速報値を使うときは、次の点に気をつけます。

• 速報値であることを明示する：資料やダッシュボードに「速報」「見込み」と書き、確定値と混ざらないようにする。
• ずれを記録する：毎月、速報値と確定値の差を記録し、ずれが大きい項目は計算方法を見直す。
• 外部への説明には使わない：株主や金融機関などへの説明には、確定した数字を使う。

前回扱ったとおり、日次・週次の数字は「方向が分かれば十分」なことが多いのです。100%正確な数字を待つより、80%の確かさで早く動く方が、結果的によい判断ができる場面はたくさんあります。

実務ではこう使う

最初の一歩としておすすめなのが、データの台帳づくりです。前回作った「見る数字の一覧表」に、この回で扱った項目を足して、1枚にまとめます。

（すべて架空の例です。）

この表があれば、「どの数字から、どの対策で早くするか」の優先順位を経営チームで決められます。全部を一度に直そうとせず、会議でいちばん使う数字、いちばん遅れている数字から手をつけましょう。

総務省の「情報通信白書」（令和5年版）では、データの活用を進めるうえでの課題として、日本企業が「データの利活用方法の欠如、費用対効果が不明瞭」や「データを取り扱う人材の不足」を多く挙げていると紹介されています（参考資料1）。何に使うかを先に決め、小さく試しながら進めることは、こうした課題への現実的な対応でもあります。

この回のまとめ

• 見る数字ごとに、どこで生まれ、いつ記録されるか（発生源）を書き出すと、遅れの原因が見えてくる。
• 遅れには「入力の遅れ」「集計の遅れ」「確定の遅れ」の3種類があり、それぞれ対策が違う。
• データのつなぎ方は、手作業→ツール連携→データ基盤の3段階で、使われる数字から順に進める。
• 早く集める前に、名前・定義・出どころをそろえたデータの定義表と、入力のルールを決める。
• 確定を待たずに速報値で動き、確定値でずれを確かめる。速報値であることは必ず明示する。

確認テスト

次回予告

第4回では、集めた数字を使って、実際に判断する場である「会議」の回し方を扱います。報告会になりがちな会議を、週次の数字から次の一手を決める場に変える方法を説明します。

参考資料

1. 総務省「令和5年版 情報通信白書」第1部第2章第1節 企業の意識 https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r05/html/nd121210.html （確認日：2026年11月12日）