道具の使い分け：業務アプリ・データベース・フォーム・表計算｜ノーコードで進める業務改善 第2回

KOUZAノーコードで進める業務改善

第2回／全6回

講師：田中 磨生（株式会社Abin 代表取締役）

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1. 第1回ノーコード・ローコードとは：何ができて、どこからが開発か
2. 第2回道具の使い分け：業務アプリ・データベース・フォーム・表計算
3. 第3回ワークフロー自動化でつなぐ：トリガーとアクション、連携の設計会員
4. 第4回業務改善の進め方：現状把握→設計→試作→定着の4ステップ会員
5. 第5回野良アプリと属人化を防ぐ：ガバナンスの基本ルール会員
6. 第6回内製か外注か：判断の物差しと、外部パートナーの使い方会員

この回で分かること：①表計算・フォーム・データベース・業務アプリという4種類の道具の得意なことと、使い分けの考え方、②「Excelがつらくなってきた」ことを示す5つのサイン、③どの道具を使うにしても土台になる「データの持ち方」の4つの基本。前回は、ノーコードで作れるものと、向く業務・向かない業務を学びました。今回は、具体的にどの道具で何を作るかを考えます。

4種類の道具と、それぞれの得意なこと

ノーコードの道具は数多くありますが、業務改善で使うものは、図1のように大きく4種類に分けると整理しやすくなります。

表計算は、最も身近で自由度の高い道具です。どんな形の表でも作れ、関数で計算も集計もできます。ただし、その自由さのために、使う人によって入力の仕方がばらばらになりやすいという弱点があります。

フォームは、情報の「入口」です。入力してほしい項目を決め、選択肢や必須の項目を設定できるので、入力の形をそろえられます。問い合わせや申し込み、社内の報告などの受付に向いています。

データベースは、情報を一か所にまとめて管理し、「この取引先の、この担当者の、この案件」のように、関連する情報どうしをつないで扱える道具です。表計算に見た目が似ているものもありますが、項目ごとに入力できるデータの種類（日付、数値、選択肢など）を決められる点が大きく違います。

業務アプリは、データベースに、入力画面、閲覧や編集の権限、承認の流れ、通知などの機能をつけ、業務そのものを回せるようにした道具です。「申請を受け付け、上長が承認し、担当者に通知する」といった一連の業務を、1つの仕組みの中で完結できます。

実際の道具は、これらの境界をまたいでいます。たとえばkintoneのような業務アプリの道具は、データベースの機能も、フォームの機能も持っています。大切なのは道具の名前ではなく、今の業務に必要なのはどの機能かを考えることです。

Excelがつらくなってきた5つのサイン

多くの業務は、最初はExcelなどの表計算で始まります。それ自体は悪いことではありません。ただ、業務が育つにつれて、表計算では支えきれなくなる時期が来ます。図2の5つのサインが出てきたら、フォームやデータベース、業務アプリへの切り替えを考えるタイミングです。

1. 同時に編集すると困る、最新版が分からない：ファイルをメールで回していて「案件管理_最新_田中修正.xlsx」のようなファイルが増えている。
2. 入力の仕方が人によってばらばら：同じ会社名が「(株)ツギノ」「株式会社ツギノ」「ツギノ」と書かれ、集計が合わない。
3. 誰がいつ何を変えたか分からない：数字が書き換わっていても、誰が直したのか追えない。
4. 見せたくない情報まで見えてしまう：営業担当ごとに見せる範囲を分けたいのに、ファイル全体が共有されている。
5. 件数が増えて重い、探せない：数千行を超えて動きが遅くなり、目的の行を探すのに時間がかかる。

クラウド型の表計算を使えば、同時編集や変更履歴の問題はある程度解消できます。しかし、2の「入力のばらつき」や4の「見せる範囲の制御」は、表計算の仕組みでは対応しにくい部分です。これらが課題になってきたら、データベースや業務アプリの出番です。

どの道具を使うにしても大切な「データの持ち方」

第1回で、ノーコードは設計を不要にする道具ではない、と学びました。設計の中心になるのが「データの持ち方」です。どの道具を使う場合でも、次の4つの基本を守ると、あとで集計や連携がしやすくなります。

1. 1行（1レコード）に1件
1行には、1件の出来事やものの情報だけを入れます。たとえば案件管理なら、1行が1つの案件です。1行の中に「1月の訪問」「2月の訪問」と列を増やしていくと、件数が変わるたびに表の形を変えなければならなくなります。訪問の記録は、別の表に1訪問1行で持つのが基本です。

2. 1つの項目（1列）に1つの情報
「住所」の欄に「東京都千代田区… 担当：山田」と、住所と担当者を一緒に書くと、担当者ごとの集計ができません。1つの項目には、1種類の情報だけを入れます。

3. 繰り返し使う情報は「マスタ」に分けて選ばせる
取引先名、商品名、担当者名など、何度も出てくる情報は、別の一覧表（マスタ）にまとめておき、入力するときはその一覧から選ぶようにします。こうすると、表記ゆれがなくなり、名前が変わったときもマスタを1か所直せば済みます。

4. 一件ごとに変わらない番号（ID）をつける
会社名や人の名前は、変わることがあり、同じ名前が複数ある場合もあります。一件ごとに変わらない番号（ID）をつけておくと、他の表やシステムとつなぐときに確実に結びつけられます。多くのノーコードの道具は、この番号を自動でつけてくれます。

よくある誤解：「項目は多いほど、あとで役に立つ」

「念のため」と項目を増やしすぎると、入力の手間が増え、やがて誰も入力しなくなります。項目を決めるときは、その情報を誰が、何の判断に使うかを1つずつ確認しましょう。使い道が説明できない項目は、思い切って外します。必要になったら追加すればよいのが、ノーコードの良いところです。

よくある誤解：「いちばん高機能な道具を選べば、うまくいく」

道具選びでは、機能の一覧を比べて、できることが最も多い道具を選びたくなります。しかし、使う人にとって操作が難しすぎたり、設定項目が多すぎたりすると、結局は一部の人しか使わない仕組みになってしまいます。

業務改善の道具で大切なのは、入力する人が迷わず使えるかです。特に、現場で毎日入力する人の操作のしやすさは、機能の多さより優先すべきです。候補を2〜3つに絞ったら、無料の試用期間などを使って、実際に入力する人に触ってもらい、意見を聞いてから決めましょう。

表をつなぐ「関連づけ」の考え方

データの持ち方の基本を守ると、情報は自然といくつかの表に分かれます。たとえば営業の管理なら、「取引先」「案件」「訪問の記録」の3つの表です。このとき大切になるのが、表どうしを関連づける（リレーションを張る）考え方です。

関連づけには、よく出てくる型があります。

• 1対多：1つの取引先には、複数の案件がある。1つの案件には、複数の訪問の記録がある。業務のデータの多くはこの型です。
• 多対多：1つの案件に複数の商品が含まれ、1つの商品は複数の案件に含まれる。この場合は、間に「案件ごとの商品の明細」という表を挟んで、1対多の組み合わせに分けて持ちます。

関連づけておくと、「この取引先の案件と訪問の記録をまとめて見る」「商品ごとに、どの案件で何件売れたかを集計する」といったことが、同じ情報を何度も入力しなくてもできるようになります。データベースや業務アプリの道具の多くは、こうした関連づけの機能を持っています（呼び名は道具によって「関連レコード」「リンク」「ルックアップ」などさまざまです）。

表計算でも、関数を使えば別のシートの情報を参照できます。しかし、参照の仕組みが複雑になるほど、どこかの行がずれたり削除されたりしたときに、気づかないうちに数字が狂うおそれがあります。表を3つ以上つないで使うようになったら、データベースや業務アプリに移るサインと考えてよいでしょう。

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道具を選ぶ流れ

ここまでの内容をもとに、道具を選ぶ流れをまとめたのが図4です。

1. 社外の人や、たくさんの人から情報を集めたい → フォーム
2. 1人か少人数で、自由に集計・分析したい → 表計算
3. 複数人で同じ情報を管理し、関連する情報をつなぎたい → データベース
4. 承認・権限・通知まで含めて、業務の流れを回したい → 業務アプリ

実際には、これらを組み合わせて使うことがほとんどです。図5は、よくある組み合わせの例です。

問い合わせをフォームで受け付け、業務アプリに自動で登録して担当者に通知し、対応状況を管理する。月末には、業務アプリからデータを書き出して、表計算で自由に分析する。このように、入口はフォーム、管理は業務アプリ、分析は表計算と役割を分けると、それぞれの道具の得意なところを生かせます。道具どうしをつなぐ方法は、第3回で学びます。

実務ではこう使う：道具を決める前に作る「項目表」

道具を選ぶ前に、図3の基本に沿って「項目表」を作っておくと、道具選びも、作り始めてからの手戻りも減らせます。

この表の「使い道」の列が埋まらない項目は、本当に必要かを見直します。あわせて、「入力する人」の列を見て、1人に入力の負担が集中していないかも確認しましょう。負担が大きい項目は、フォームで本人に入力してもらう、他のシステムから自動で取り込むなど、入力の仕方を工夫できないかを考えます。項目表ができたら、その項目を扱える道具を比べます。ツールごとの機能や料金は、ノーコード開発ツールおすすめ比較で比べられます。入口のフォームを選ぶならフォーム作成ツールおすすめ比較も参考になります。

この回のまとめ

• 道具は表計算・フォーム・データベース・業務アプリの4種類で考える。名前より、必要な機能で選ぶ
• 同時編集・入力のばらつき・変更履歴・見せる範囲・件数の5つが、Excelがつらくなるサイン
• データの持ち方の基本は、1行に1件、1項目に1情報、マスタに分けて選ばせる、変わらない番号をつける
• 項目は「誰が何の判断に使うか」で絞る。増やしすぎると入力されなくなる
• 入口はフォーム、管理は業務アプリ、分析は表計算と、役割を分けて組み合わせる

確認テスト

次回予告

第3回は「ワークフロー自動化でつなぐ」です。フォーム、業務アプリ、チャット、表計算などの道具どうしを、トリガーとアクションでつなぎ、転記や通知といった手作業をなくす方法を学びます。

参考資料

• cybozu developer network「kintoneカスタマイズとは」 https://cybozu.dev/ja/kintone/getting-started/what-is-kintone-customize （確認日：2026年11月12日）