会員管理システムの成功事例4選｜予約・振替の手作業・未収金・受付の混雑の壁をどう越えたか

「体験の申込、入会、会員登録の情報がばらばらで、毎回転記している」「欠席や振替を紙の出席簿で管理していて、問い合わせのたびに過去をさかのぼる」「月謝の未収金が毎年出てしまう」「予約は電話と店頭だけで、受付が混み合う」。ジムやスクールで会員管理システムの導入を考える事業者の多くが、どこかでこうした壁に当たります。

この記事では、同じような壁を越えた4つの会員管理システムの成功事例を集めました。システムの機能紹介ではなく、「どんな課題があり、担当者が何を考え、何から手を付け、どうなったか」をストーリーで追います。会員制の店舗やスクールを運営していて、事務作業や集金に追われている方が、「これならうちでも試せそう」と思えるところまで読み解くのがねらいです。

先に結論を言うと、4件を並べて見えた共通点は次の3つです。

• 会員が「自分でできる」手続きを増やしている：予約、欠席・振替、入会の手続きを、会員がスマートフォンやマイページで済ませられるようにし、スタッフへの問い合わせと確認作業を減らしていました。
• ばらばらのツールを1つにまとめている：体験申込、入会、会員管理、決済が別々だった運用を1つにまとめ、転記や二重管理をなくしていました。
• 集金をカード・自動の仕組みに寄せている：請求書や現金での集金をクレジットカードや月謝払いに切り替え、未収金とお釣りの準備の手間を減らしていました。

本記事は、掲載企業から報酬を受け取らずにAbin編集部が独自に調査・編集しています。有償の掲載がある場合は「PR」と明記します。

この記事の読み方

• 成果の数字は、すべて会員管理システムの提供会社の事例ページに載っている数字です（顧客の担当者の発言を含みます）。「体感」や「単純計算」と書かれた数字は、そのとおりに紹介しています。施策と成果の因果関係は、各社の説明のまま紹介し、編集部では断定していません。
• 「仮説」の欄は、事例ページで担当者が「なぜそうしたか」を語っている内容だけを書いています。
• 事例ページは2026年11月12日に確認しました。

会員管理システムの成功事例マップ｜自分に近い事例を探す

4件の事例を、読者の悩みの型ごとに並べました。前半の2件は「スクールの事務作業と集金」、後半の2件は「ジム・スポーツクラブの予約対応」です。成果の数字は各社の事例ページの表記で、比較の基準や定義は事例ごとに違います。

事例1：体験の申込から入会まで情報が分かれ、転記と問い合わせに追われていた。オンラインで一元化し、事務作業は体感で約10分の1に｜サッカースクール

状況

東京ヴェルディサッカースクールは、都内12拠点でJリーグクラブならではの指導を提供しています。レベル別のクラスのほか、女子専用クラスや、主に知的・発達障がいのある小中学生を対象とした「グリーンハートクラス」も開いていて、会員は1,001〜3,000名の規模です。

壁

体験申込、入会、会員登録の情報が複数のツールに分かれていて、手続きごとに情報を引き継ぎ、システムに転記する必要がありました。体験の日程を決めるまでに保護者と何度もやり取りをしていて、紙の申込、管理システム、決済システムをまたぐ流れは保護者にもわかりづらく、問い合わせが多く発生していました。

仮説（事例ページで語られていること）

担当者は、手作業だらけの環境を変え、保護者の利便性を第一に考えて仕組みを見直すことにしました。複数のツールを1つにまとめ、入会や体験の手続きをオンラインにすれば、事務作業を減らしながら保護者にもわかりやすい流れをつくれると考えています。

打ち手

1. 複数のツールでの運用をやめ、hacomonoで体験予約から入会、会員管理、決済までを一元化する。
2. 予約枠と定員を事前に設定し、保護者がスマートフォンで空き枠を見てその場で予約できるようにする。
3. イベントの受付もhacomonoで行い、先着順や抽選を設定する。

保護者とのやり取りが多かった手続きは、どこまで軽くなったのでしょうか。

結果

hacomonoの事例ページによると、電話での問い合わせや確認作業が大きく減り、事務作業は体感で約10分の1になりました。日程調整のやり取りが要らなくなり、入会申込用紙の保管や破棄もなくなりました。空いた時間で、イベントの企画・準備や障がい者スポーツ教室の開催など、より創造的な仕事に取り組めるようになったとしています。

ここが効いた

• 体験から入会までの流れを1つにつなぎ、転記をなくした。
• 保護者が自分で空き枠を見て予約できるようにし、やり取りの回数を減らした。

支援：hacomono（hacomonoの評判・口コミ）／出典：hacomono 東京ヴェルディサッカースクールの導入事例（2026年8月20日掲載）

事例2：欠席・振替を紙の出席簿で管理し、未収金も出ていた。振替の自動化とカード決済で、年間約80万円の未収金がゼロに｜体操・運動スクール

状況

SAEスポーツアカデミーは、子どもたちが夢中になれる環境づくりを大切にする体操・運動スクールです。会員は101〜300名の規模で、指導に加えて大会の運営やプロテインの販売なども自分たちで担っています。以前から会員管理と決済のシステムは使っていました。

壁

それまでのシステムでは、保護者が振替を申請できても「いつの分の振替か」までは管理できず、欠席・振替は紙の出席簿で管理していました。「あと何回振替できますか？」と聞かれるたびに、過去の出席簿をさかのぼって確認していたといいます。3か月ごとの決済の設定ができず請求書で運用していたため、未収金も発生していました。

仮説（事例ページで語られていること）

担当者は、負担を減らしながら、欠席・振替を正確に管理できる環境を整えたいと考えました。保護者が自分で状況を確かめられるようにすれば問い合わせが減り、ルールも徹底しやすくなると見ています。先輩が指導する体操クラブで使われていたことや、運営側も保護者側も直感的に操作できる画面も、選んだ理由に挙げています。

打ち手

1. hacomonoに切り替え、欠席・振替の管理を自動化する。
2. 保護者が「マイページ」で欠席・振替の手続きと履歴を確認できるようにする。
3. 3か月ごとの決済を設定し、請求書からクレジットカード決済に移す。

紙の出席簿と請求書の運用を変えて、未収金はなくせたのでしょうか。

結果

hacomonoの事例ページによると、保護者からの問い合わせが大きく減り、請求書の発行も不要になりました。年間約80万円発生していた未収金はゼロになり、事務作業の負担は体感で以前の3分の1程度まで軽くなったとしています。保護者との良好な関係を保ちながら、運営のルールを徹底できるようになったと話しています。

ここが効いた

• 振替の残り回数を保護者が自分で確認できるようにし、問い合わせと確認作業を減らした。
• 集金の周期に合ったカード決済に移し、請求書による未収金をなくした。

支援：hacomono（hacomonoの評判・口コミ）／出典：hacomono SAEスポーツアカデミーの導入事例（2026年8月14日掲載）

事例3：スタジオレッスンの予約を店頭で受け、受付が混み合っていた。Webの事前予約・事前決済にし、予約の半数近くがWebに｜総合型スポーツクラブ

状況

株式会社文教センターは、関東で総合型スポーツクラブ「アスリエ」を10店舗運営しています。主に中高年齢層のお客様に向けて健康維持のためのサービスを提供していて、プール、ジム、スタジオがそろい、特にスタジオレッスンに力を入れています。

壁

お客様の年齢層が比較的高く、直接のコミュニケーションを大切にしてきたこともあり、レッスンの予約は店頭で直接受ける形でした。担当者は、業界の中でもデジタル化への対応が遅れていた方だと振り返っています。コロナ禍の2021年8月にスタジオレッスンを有料化したことで、予約のときの店内の密集を避けることがより強く求められるようになりました。既存の受付システムは、決済の機能が十分ではありませんでした。

仮説（事例ページで語られていること）

担当者は、事前予約と事前決済の仕組みを組み合わせれば、店舗にお客様が殺到するのを避け、スタッフとの接触も減らせると考えました。システムを選ぶときは、店舗スタッフにとっての使いやすさも重要な判断材料にしています。社内に以前STORES 予約を使ったことがあるスタッフがいたことも、検討のきっかけになりました。

打ち手

1. トップの意向のもと、全店舗でSTORES 予約を一斉に導入する。
2. スタジオレッスンの予約と決済を、Webで事前に受けられるようにする。
3. 店頭での予約と並行して、Webでも予約を受けられるようにする。

年配のお客様が多いクラブで、Webの予約は使われたのでしょうか。

結果

STORES 予約の事例ページによると、導入後は予約の半数近くがWebサイトから申し込まれるようになりました。担当者は、月2,000件の予約のうち1,000件がWebに置き換わり、1件あたり2分程度の受付対応が減ったとすると、単純計算で月35時間以上の業務量を減らせたとしています。お客様からは「自宅のパソコンやスマートフォンから気軽に予約できるようになった」という声があり、受付カウンターの混雑も減って、浮いた時間を接客の向上に充てられるようになったと話しています。

ここが効いた

• 有料化と密集対策をきっかけに、事前予約と事前決済を同時に入れた。
• 店舗スタッフの使いやすさを重視して選び、全店舗で一斉に切り替えた。

支援：STORES 予約（STORES 予約の評判・口コミ）／出典：STORES 予約 アスリエ（株式会社文教センター）の導入事例（掲載日の記載なし（2026年11月確認））

事例4：予約を手書きの台帳と二重管理し、支払いは現金だけだった。予約と月謝払いをまとめ、予約対応が月20時間以上減少｜パーソナルジム

状況

personal gym BEST FITは、フリーランスのトレーナーだった代表が2021年4月に開いたパーソナルジムです。「一生美しくたくましく、自分らしく、憧れられるボディメイクとライフスタイルを提案する」をコンセプトにしています。

壁

ほかのサービスで予約を管理していましたがうまく機能せず、手書きの台帳との二重管理になって、ダブルブッキングなどのミスも起きていました。支払いは現金だけで、キャッシュレス決済を望むお客様の要望に応えられず、管理も手計算で大変でした。

仮説（事例ページで語られていること）

担当者は、お客様が好きなタイミングで予約でき、支払いも予約と同じ仕組みでできれば、予約対応とお金の管理の両方を軽くできると考えました。予約システムやキャッシュレス決済、POSレジなどを月額3,300円でまとめて使えるSTORESのスタンダードプランを選んでいます。

打ち手

1. STORES 予約で、お客様が自分で予約できるようにし、手書きの台帳をやめる。
2. STORES 予約上で月謝払いを受けられるようにする。
3. 店頭の支払いもキャッシュレス決済に対応する。

予約と支払いを1つにまとめて、手間はどう変わったのでしょうか。

結果

STORESの事例ページによると、予約対応の時間は月20時間以上減り、お客様が好きなタイミングで予約できるようになりました。STORES 予約上での月謝払いが約9割になり、店頭の決済もほぼキャッシュレスになって、お釣りの準備などの手間も省けたとしています。

ここが効いた

• 予約の管理を1つにして、二重管理とダブルブッキングをなくした。
• 支払いを月謝払いとキャッシュレスに寄せ、現金の管理をなくした。

支援：STORES 予約（STORES 予約の評判・口コミ）／出典：STORES personal gym BEST FITの導入事例（2025年8月取材）

4つの成功事例を並べて見えた「勝ちパターン」

ここからは、4件の事例に書かれている事実だけをもとに、共通点を整理します。4件という少ない数からの観察なので、「こうすれば必ず成果が出る」という法則ではありません。

勝ちパターン1：会員が「自分でできる」手続きを増やしている

勝ちパターン2：ばらばらのツールを1つにまとめている

• 東京ヴェルディは、体験申込、入会、会員管理、決済にまたがっていた運用を1つにまとめ、転記をなくしました。
• personal gym BEST FITは、うまく機能していなかった予約サービスと手書きの台帳の二重管理をやめました。
• 情報が1か所にあることで、確認のための電話や手作業が減っていました。

勝ちパターン3：集金をカード・自動の仕組みに寄せている

• SAEスポーツアカデミーは、請求書から3か月ごとのカード決済に移し、年間約80万円の未収金をなくしました。
• personal gym BEST FITは、月謝払いが約9割になり、店頭の支払いもほぼキャッシュレスになりました。
• アスリエは、レッスンの有料化にあわせて事前決済を入れ、店頭での会計と混雑を減らしました。

明日から試せるチェックリスト｜自社に当てはめる6つの問い

1. 体験、入会、会員管理、決済の情報は、今いくつのツールや紙に分かれていますか？（東京ヴェルディは複数のツールと紙に分かれていました）
2. 欠席・振替の残り回数を、会員が自分で確認できますか？（SAEスポーツアカデミー）
3. 年間の未収金はいくらありますか？集金の周期に合った自動の決済にできますか？（SAEスポーツアカデミーは年間約80万円でした）
4. 予約の受付に、月に何時間かかっていますか？（アスリエは単純計算で月35時間以上を減らしたとしています）
5. 予約と支払いを同じ仕組みで受けられますか？（personal gym BEST FIT）
6. 年配の会員など、デジタルが苦手な人向けに店頭の窓口も残していますか？（アスリエは導入後も予約の半数近くが店頭などWeb以外でした）

会員管理システムの成功事例についてよくある質問

会員の年齢層が高くても、Web予約は使われますか？

アスリエは中高年齢層のお客様が中心ですが、導入後は予約の半数近くがWebから申し込まれるようになりました。Web以外での予約も並行して受けながら、少しずつ広げていくのが現実的です（編集部の読み解き）。

未収金を減らすにはどうすればいいですか？

SAEスポーツアカデミーは、請求書での運用から、集金の周期（3か月ごと）に合わせたクレジットカード決済に切り替え、年間約80万円の未収金をゼロにしています。

小さなジムでも導入する意味はありますか？

personal gym BEST FITは、予約対応が月20時間以上減ったとしています。少人数で運営する店舗ほど、予約と支払いの手間の削減が効いてきます。

事例の数字は、そのまま自社の目安にしてよいですか？

おすすめしません。今回の数字はすべて事例ページに載っているもので、東京ヴェルディとSAEスポーツアカデミーの作業負担の数字は「体感」、アスリエの月35時間は「単純計算」と書かれています。数字は「どのくらい動き得るか」の参考にとどめ、進め方や考え方を持ち帰るのがよいでしょう。

プロに頼むなら｜会員管理システムを比べる

自社に合う会員管理システムを選ぶときは、組織のタイプ（店舗・スクール、団体、オンライン）、予約や振替の機能、決済の手段、料金の形を同じ基準で比べるところから始めるのが近道です。Abinでは、会員管理システムを比べた記事を公開しています。

• 会員管理システムおすすめ8選｜hacomono・会費ペイ・SMOOSYなどを機能・料金・業種で比較

今回の事例に登場したサービスの評判・口コミは、次の記事にまとめています。

• hacomonoの評判・口コミ（事例1 東京ヴェルディサッカースクール、事例2 SAEスポーツアカデミー）
• STORES 予約の評判・口コミ（事例3 アスリエ、事例4 personal gym BEST FIT）

会員とのつながりや集客もあわせて見直したい場合は、次の記事も参考になります。

• LINEマーケティングツールおすすめ
• CRMツールおすすめ

ツギノテ編集部（運営：株式会社Abin）にマーケティング・DXについて相談したい場合や、事例・掲載についてのお問い合わせは、お問い合わせフォームから受け付けています。

調査方法と出典

確認日：2026年11月12日。

調べ方：「会員管理システムおすすめ8選」に掲載している8サービスの公式の導入事例ページを読みました。比較サイトの事例紹介は使っていません。

選び方：顧客名が公開されていて、成果の数字が載っている事例だけを候補にしました（匿名の事例、成果の数字がない事例は除外）。ほかの成功事例記事で紹介した事例は除き、1つのサービスから2件までとしました。読者の悩みの型と業種・規模がばらけるように選んだ結果、今回の条件に当てはまり、確認できた事例は4件でした。サブスクペイや会費ペイ、スマートコアなどの事例ページには、顧客名はあっても成果を数字で示していないもの、SMOOSYのように顧客名を伏せたものが多く、目標の6〜8件には届いていません。事例の並び順は悩みの型の順で、優劣を表すものではありません。

数字の扱い：成果の数字は、すべて事例ページの表記です（顧客担当者の発言を含みます）。施策と成果の因果関係は、各社の説明として紹介しています。

出典

• hacomono：東京ヴェルディサッカースクールの導入事例（2026年8月20日掲載）
• hacomono：SAEスポーツアカデミーの導入事例（2026年8月14日掲載）
• STORES 予約：アスリエ（株式会社文教センター）の導入事例（掲載日の記載なし（2026年11月確認））
• STORES：personal gym BEST FITの導入事例（2025年8月取材）