01こんな悩みに
- 問い合わせへの返事が、翌日以降になることがある
- 日程調整のメールの往復に時間がかかる
- 担当者が決まるまで、問い合わせが放置される
02なぜ「問い合わせ直後の対応の自動化」なのか
問い合わせへの返事が遅いほど、商談になる確率は下がります。相手は同時に何社にも問い合わせていることが多く、最初に返事をくれた会社と話を進めがちです。
自動返信、日程調整、担当者への通知を仕組みにすると、夜や休日の問い合わせにもすぐ応えられます。営業の手間も減り、問い合わせが増えても対応が遅れなくなります。
03向いている会社・向いていない会社
向いている会社
- 問い合わせへの返事が、翌日以降になることがある
- 日程調整のメールの往復に時間がかかる
- 問い合わせの担当者がすぐに決まらない
先にほかの施策がよい会社
- 問い合わせが月に数件しかない
- 日程を自動で調整できない事情がある
04たとえば、こんなものをつくります
ITコンサルの会社なら
- 問い合わせの内容に合わせた自動返信と資料の送付
- 返信メールから空いている日時を選べる日程調整
- 担当者へのSlack通知と、未対応の催促
業種や状況に合わせた例です。実際につくるものは、最初の打ち合わせで一緒に決めます。
05最初の4週間
- WEEK 1今の対応の流れの書き出し
- WEEK 2返信文と振り分けルールの作成
- WEEK 3ツールの連携
- WEEK 4対応の速さの計測
期間の目安：流れの整理から稼働まで2〜3週間。社内の確認にかかる時間などで前後します。
06FDMの進め方
- 今の流れを書き出す問い合わせが来てから初回の打ち合わせまで、誰が何をしているかを書き出します。
- 返事と振り分けのルールを決める内容に合わせた自動返信と、担当者に振り分けるルールを決めます。
- 仕組みをつなぐフォーム、チャット、日程調整ツール、営業管理のツールをつなぎます。
- 速さを測って直す初回の返事までの時間と、打ち合わせにつながった割合を見て直します。
07成果が出るまでの目安
- 1か月流れとルールが決まり、仕組みをつなぐ
- 3か月自動返信と日程調整が動き、初回の返事までの時間が短くなる
- 6か月問い合わせから打ち合わせへの移行率が上がり、営業の手間も減る
よくある進み方の目安です。業界や競合、社内の体制によって前後します。
08よくある失敗と、FDMでの避け方
失敗1自動返信が定型文だけで、次に何をすればいいかわからない
こう避ける問い合わせの内容に合わせた返信と、日程の候補を一緒に送ります。
失敗2通知は来るが、誰が対応するか決まっていない
こう避ける内容や地域で担当を自動で割り振り、未対応なら催促します。
失敗3速さを測っていない
こう避ける初回の返事までの時間を記録し、毎月確認します。
09お渡しするものとKPI
お渡しするもの
- 自動返信の文面
- 日程調整の仕組み
- 担当への通知と振り分け
- 対応の速さの記録
見るKPI
どの数字を重く見るかは、事業の目標から逆算して最初に決めます。
10AIに任せること、人がやること
AIに任せること
- 問い合わせ内容の分類
- 返信文の下書き
人がやること
- 振り分けルールの判断
- 自動にしない連絡の判断
11始める前のチェックリスト
当てはまるものにチェックを入れてください。すぐに始められるかどうかの目安がわかります。
0 / 5 当てはまります。チェックを入れてみてください。
12よくある質問
機械的な返事にならないか心配です。
自動にするのは最初の受付と日程の候補までにして、内容への返事は担当者が書く形にもできます。
使っているツールがばらばらです。
今のツールをつなぐ方法を考えます。必要なら、無料で使えるツールから始めます。
どのツールを使いますか？
HubSpotなどの営業管理ツールと日程調整ツール、Slackなどを組み合わせることが多いです。
営業を置いていない会社でも使えますか？
はい。代表者や担当者が一人でも、自動化で対応を速くできます。
問い合わせ以外にも使えますか？
資料請求やウェビナーの申込など、ほかの入口にも同じ仕組みを使えます。
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