01こんな悩みに
- 紹介した企業への連絡が追いつかない
- 返信の管理がばらばらになっている
- ロゴの差し替えや修正依頼の対応が遅れる
02なぜ「掲載許可取りの自動化」なのか
比較記事やメディアを運営していると、紹介した企業へのお知らせ、ロゴや画像の使用許可、修正の依頼など、細かい連絡が積み上がっていきます。手作業のままだと、記事の本数が増えるほど担当者の時間がなくなります。
送る文面、返信の振り分け、対応状況の管理を仕組みにすると、連絡の漏れがなくなり、企業との関係もよくなります。
03向いている会社・向いていない会社
向いている会社
- 比較記事やメディアで多くの企業を紹介している
- 掲載のお知らせや許可取りが手作業になっている
- 企業からの修正依頼の対応が遅れがち
先にほかの施策がよい会社
- 紹介する企業が月に数社しかない
- メールの自動送信が社内のルールで禁止されている
04たとえば、こんなものをつくります
比較メディアを運営している会社なら
- 記事で紹介した企業へのお知らせメールの自動送付
- ロゴ・画像の使用許可の返信の振り分け
- 修正依頼の一覧と対応状況の管理
業種や状況に合わせた例です。実際につくるものは、最初の打ち合わせで一緒に決めます。
05最初の4週間
- WEEK 1今の連絡の流れの整理
- WEEK 2文面と振り分けルールの作成
- WEEK 3送付と受付の仕組みづくり
- WEEK 4試験運用と調整
期間の目安：仕組みの構築まで3〜4週間。社内の確認にかかる時間などで前後します。
06FDMの進め方
- 連絡先を集める紹介した企業の問い合わせ窓口を集めて、一覧にします。
- 企業ごとに文面を変えて連絡する記事の内容に合わせて文面を変え、まとめて連絡します。
- 返信をAIで振り分ける返信を「許可」「修正依頼」「保留」などに振り分けて、対応の順番を決めます。
- 記事の更新まで進める許可が出たらロゴを差し替え、修正依頼があれば記事を直します。
07成果が出るまでの目安
- 1か月連絡の流れと文面が決まり、仕組みをつくる
- 3か月試験運用で送付と振り分けが回りはじめ、対応の時間が減る
- 6か月連絡が自動で回る状態になり、記事の本数が増えても担当者の負担が増えない
よくある進み方の目安です。業界や競合、社内の体制によって前後します。
08よくある失敗と、FDMでの避け方
失敗1一斉送信で、相手ごとの内容が伝わらない
こう避ける記事のURLと掲載内容を差し込み、相手ごとに文面を変えます。
失敗2返信の振り分けを人が全部見る
こう避ける許可、修正、問い合わせなど、返信の種類で自動で振り分けます。
失敗3対応の履歴が残らない
こう避ける企業ごとに送った日、返信、対応状況を一覧で管理します。
09お渡しするものとKPI
お渡しするもの
- 連絡先の一覧
- 連絡と振り分けの仕組み
- 進捗の管理表
見るKPI
どの数字を重く見るかは、事業の目標から逆算して最初に決めます。
10AIに任せること、人がやること
AIに任せること
- 連絡先の収集
- 文面の作成
- 返信の振り分け
人がやること
- 送ってよい相手かの判断
- 修正内容の確認
11始める前のチェックリスト
当てはまるものにチェックを入れてください。すぐに始められるかどうかの目安がわかります。
0 / 5 当てはまります。チェックを入れてみてください。
12よくある質問
問い合わせフォームへの送信も自動ですか？
送る前の内容は人が確認します。すべてを機械任せにはしません。
メディアを運営していなくても使えますか？
事例や取引先への連絡など、たくさんの相手に同じ種類の連絡をする業務なら応用できます。
使うツールは何ですか？
Gmailとスプレッドシートなど、今お使いのツールを組み合わせることが多いです。
迷惑メールと思われませんか？
紹介した記事のURLと、問い合わせ先をはっきり書き、送信の数と間隔にも気をつけます。
修正の依頼にはどう対応しますか？
内容を一覧にし、事実の確認がとれたものから記事を直す流れにします。
13ツギノテで詳しく読む
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